6 Tipps zum korrekten Umgang mit Bewerbungsunterlagen
Mit Bewerbungen datenschutzrechtlich korrekt umzugehen ist nicht ganz leicht. Mit folgenden Tipps helfen wir Ihnen bei der Umsetzung der Anforderungen zum Datenschutz nach der DS-GVO bei Bewerbungen:
1. Wie sensibel sind Bewerbungsunterlagen und worauf muss ich achten?
Bewerbungsunterlagen enthalten sensible bzw. besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Diese Unterlagen dürfen nur von erforderlichen Personen eingesehen werden. Erforderlich sind nur die Personen, die an der Personalauswahl unmittelbar beteiligt sind und die beispielsweise die Vorauswahl durchführen oder bei den Vorstellungsgesprächen mitwirken.
2. Worauf muss ich am Arbeitsplatz achten?
Ausgedruckte Unterlagen müssen Sie bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz sicher verwahren, am besten im verschlossenen Schrank oder Rollcontainer.
Dies gilt auch dann, wenn Sie den Arbeitsplatz nur kurz verlassen und die Zimmertüre offenbleibt. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass keine Unbefugten (z.B. Reinigungskräfte, Handwerker, Mitarbeiter, die nicht an der Personalauswahl mitwirken) die Ausdrucke einsehen können.
3. Worauf muss ich bei der Dateiablage achten?
Für Bewerbungsunterlagen, die Sie digital abgelegt haben gilt ebenfalls die Anforderung, dass nur erforderliche Personen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen haben dürfen. Daher ist es für den Datenschutz wichtig sicherzustellen, dass die Unterlagen nicht in Ordnern liegen, die für andere Teams oder andere Abteilungen bzw. sonstige Kollegen zugänglich sind.
4. Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach Absage: Was ist nach DS-GVO erlaubt?
- Laufende Bewerbungen:
Solange das Bewerbungsverfahren läuft, dürfen diese sicher aufbewahrt werden. - Abgelehnte Bewerber:
Wenn ein Bewerber abgelehnt wurde, müssen Sie Bewerbungsunterlagen, Bewertungen und alle anderen Notizen an die Personalabteilung zurück geben und nach maximal 6 Monaten löschen. - Erfolgreiche Bewerber:
Auch diese Bewerbungsunterlagen müssen Sie an die Personalabteilung zurückgeben, da diese nach der Zusage Bestandteil der Personalakte werden. Die Personalaktenführung erfolgt dann zentral an einer Stelle. Alternativ ist auch eine eigene Löschung von Kopien möglich. Die Originalunterlagen müssen Sie immer an den Personalbereich zurück geben.
Damit das Löschen von Dateien und E-Mails leichter fällt, können Sie die Ablage der Mails im Mailprogramm oder auf dem Fileserver so organsieren, dass im Ordenernamen bereits der Löschzeitpunkt vermerkt ist (z. B. Mayer Jan 18, wenn die Absage Ende Juni 17 erteilt wurde). - Bewerberpool:
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Bewerber sehr interessant ist, Sie können ihm jedoch aktuell keinen passenden Arbeitsplatz anbieten. In diesem Fall können Sie dies dem Personalbereich mitteilen, damit dieser die Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung der Unterlagen einholen kann. Eine weitere Aufbewahrung ist nur mit Einwilligung möglich.
5. Wie muss ich Bewerbungsunterlagen entsorgen?
Sofern die Unterlagen nicht an den Personalbereich zurückgehen, müssen diese über einen Entsorgungsbehälter oder über einen Aktenvernichter mit Cross Cut Schnitt entsorgt werden.
6. Darf ich über eingegangene Bewerbungen oder den Stand von Bewerbungsverfahren sprechen?
Generell gilt, dass ein Austausch mit Kollegen über Bewerbungen bzw. zum Stand des Bewerbungsverfahren nicht erlaubt ist. Auch mit sonstigen Personen wie Freunden oder Familienangehörigen darf nicht darüber gesprochen werden. Selbstverständlich dürfen Sie sich jedoch als unmittelbar Beteiligter des Auswahlprozesses mit anderen involvierten Mitentscheidern unterhalten, so lange bei dem Gespräch keine unbeteiligten Personen mithören.
Fazit
Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bei Bewerbungen umzusetzen erfordert Fingerspitzengefühl. Oft hilft es, sich in den Bewerber hinein zu versetzen und sich zu fragen: Würde ich wollen, dass mit meiner Bewerbung so umgegangen wird? Mit diesem Perspektivenwechsel geht der datenschutzrechtlich korrekte Umgang mit Bewerbungen meist leichter von der Hand.
Sollten Sie noch Fragen haben oder Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir unterstützen Sie bei der konkreten Umsetzung in Ihrer Organisation!
Autor: Julian Häcker