Die ständig wechselnden Regelungen zur Pandemiebekämpfung verwirren Bürgerinnen und Bürger und stellen Organisationen vor Herausforderungen. Erfreulicherweise sinken bundesweit die Inzidenzen von SARS-CoV-2 und schrittweise Öffnungen sind möglich. Mehr und mehr Geimpfte oder Genesene profitieren von Erleichterungen. Viele soziale Einrichtungen und Unternehmen beschäftigen sich mit der Dokumentation von Corona Nachweisen von Besuchern und Kundinnen. Was dürfen sie prüfen, dokumentieren und wie gehen sie mit Nachweisen ihrer eigenen Beschäftigten korrekt um?. In diesem Beitrag erhalten Sie Antworten auf diese aktuellen Fragen. Bitte beachten Sie, dass wir uns primär auf die Vorgaben in Baden-Württemberg konzentrieren!
Wie sieht die Dokumentation von Corona Nachweisen aus bzw. was müssen soziale Einrichtungen von Besucherinnen und Besuchern überprüfen?
Die höchsten Anforderungen beinhaltet die Corona Verordnung Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen – CoronaVO Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen. Für die Bereiche der stationären Einrichtungen für Menschen mit Pflege- und Unterstützungsbedarf oder mit Behinderungen, Einrichtungen der Kurzzeitpflege, ambulant betreute Wohngemeinschaften gemäß § 1 Nr. 2 dieser Corona-Verordnung gelten die folgenden Vorgaben:
Besucherdatenerfassung
Von Besuchern sind folgende Daten zu erfassen:
- Name und Vorname der Besucher,
- Datum sowie Beginn und Ende des Besuchs,
- besuchte Bewohner und
- Telefonnummer.
- Neu: Geeigneter Nachweis erbracht
Geeigneter Nachweis der Zutrittsberechtigung
Neben den o.g. Kontaktdaten ist ein geeigneter Nachweis der Zutrittsberechtigung von den Besuchern vorzulegen. Dies sind nach § 3 Abs. 2a CoronaVO Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen:
- Maximal 48 Stunden alter negativer COVID-19-Schnelltest oder
- ein Nachweis als geimpfte Person (derzeit Impfausweis (gelbes Heft) oder Impfbescheinigung des Impfzentrums oder der impfenden Stelle; zweite Impfung liegt mehr als 14 Tage zurück) oder
- ein Nachweis als genesene Person (Nachweis eines PCR, PoC-PCR Testung, die mindestens 28 Tage alt ist, jedoch nicht älter als 6 Monate).
Achtung Fehlerquelle: Bitte prüfen Sie, ob ein solcher Nachweis vorliegt und dokumentieren dies z.B. als „Geeigneter Nachweis erbracht“. Bitte dokumentieren Sie in keinem Fall, welcher Nachweis vorgelegt wurde und kopieren Sie diesen nicht! Die Corona-Verordnung fordert nur eine Prüfung, dass ein bestimmter Nachweis vorgelegt wurde, jedoch keine Dokumentation oder Kopie des Nachweises! Eine Dokumentation des konkreten Nachweises oder Kopien sind nicht erforderlich und stellen damit einen Datenschutzverstoß dar! Auch ein möglicher Verlust einer Liste mit diesen Informationen würde zu einem meldepflichtigen Datenschutzverstoß führen!
Wie sieht die Dokumentation von Corona Nachweisen bei Schnelltests für Angestellte aus?
Gemäß § 3 Abs. 15 CoronaVO Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen gelten die folgenden Pflichten im Umgang mit Schnelltests:
- Beschäftigte in stationären Einrichtungen müssen sich 3 x pro Woche einem COVID-19-Schnelltest unterziehen.
- Bei geimpften und genesenen Beschäftigten in stationären Einrichtungen kann dies auf 1 x pro Woche reduziert werden.
- Das Testergebnis, die Impfdokumentation oder der Nachweis der bestätigten Infektion ist jeweils auf Verlangen der Leitung der Einrichtung vorzulegen. Die Verordnung spricht nur von „vorzulegen“ nicht von dokumentieren.
Zum Nachweis, dass sie ihre Beschäftigten regelmäßig testen, sollten die sozialen Einrichtungen zur Dokumentation von Corona Nachweisen wie folgt vorgehen:
- Name und Vorname
- Evt. Gruppe/Bereich (zur Organisation der Testungen)
- Test-Nummer
- Datum, Uhrzeit
- Neu: Für Genese zusätzlich: „Testung nur noch 1 x pro Woche erforderlich“ und „Nachweis erneut prüfen am xx.xx.xx“. Für Geimpfte „Testung dauerhaft nur 1 x pro Woche erforderlich“, da bei diesen Beschäftigten nur noch 1 x pro Woche ein Test erforderlich ist.
Zur Erklärung: Die Dokumentation muss datenschutzfreundlich auf die erforderlichen Daten reduziert sein. Genesenennachweise sind 6 Monate lang gültig. Innerhalb dieses Zeitraums ist nur 1 Test pro Woche erforderlich. Nach den 6 Monaten sind nach der derzeitigen rechtlichen Lage wieder 3 Tests pro Woche durchzuführen. Um diese Anforderungen erfüllen zu können, ist es erforderlich, dass festgehalten wird, wann die 6 Monate abgelaufen sind.
Impfnachweise sind nach derzeitigem Stand unbegrenzt gültig, daher reicht es hier aus ein Kreuz bei „Testung dauerhaft nur 1 x pro Woche erforderlich“ zu setzen. (Ob das wirklich so bleibt, bleibt abzuwarten. Mediziner diskutieren schon heute, dass nach einigen Monaten eine Nachimpfung erforderlich sein könnte).
Achtung Fehlerquelle: Bitte prüfen Sie, ob ein solcher Nachweis vorliegt und dokumentieren dies als „Geeigneter Nachweis erbracht“. Bitte kopieren Sie keine Nachweise und dokumentieren Sie nicht das Testergebnis, da in einem positiven Fall ohnehin das Gesundheitsamt zu informieren ist.
Wie sieht die Dokumentation von Corona Nachweisen im Einzelhandel, Ladengeschäften, Märkten sowie Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben aus bzw. was ist von Kunden zu prüfen?
Die Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus (Corona-Verordnung) des Landes Baden-Württemberg mit Geltung ab dem 14. Mai 2021 beinhaltet hierfür Vorgaben. Einzelhandel, Ladengeschäfte und Märkte sowie Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe dürfen nur nach vorheriger Anmeldung Einzeltermine gestatten und müssen im Rahmen von Click & Meet die folgenden Daten erfassen (§ 16 der Corona-Verordnung i.V.m. § 7).
Ein Kunde pro 40 Quadratmeter mit Einzeltermin und begrenztem Zeitraum
- Name und Vorname der Kunden
- Anschrift
- Datum und Zeitraum der Anwesenheit und
- (soweit vorhanden) Telefonnummer.
Bei Öffnungsstufe 1-3: Zwei Kunden pro 40 Quadratmeter ohne Terminbuchung mit Test-, Impf- oder Genesennenachweis
5. Zusätzlich Test-, Impf- oder Genesenennachweis nach § 5 der CoronaVerordnung
- Maximal 24 Stunden alter negativer COVID-19-Schnelltest (Antigen-Schnelltest) oder
- ein Nachweis als geimpfte Person (derzeit Impfausweis (gelbes Heft) oder Impfbescheinigung des Impfzentrums oder der impfenden Stelle; zweite Impfung liegt mehr als 14 Tage zurück) oder
- ein Nachweis als genesene Person (Nachweis eines PCR, PoC-PCR Testung, die mindestens 28 Tage alt ist, jedoch nicht älter als 6 Monate).
Bitte beachten Sie die Ausnahmen von dieser Regel für z.B. Metzger, Bäcker, Tankstellen, bei denen kein solcher Nachweis erforderlich ist!
Für die Datenerfassung können Sie auch Apps wie z.B. die luca App einsetzen, wenn es sich dabei um Apps mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung handelt. Jedoch muss auch weiterhin die analoge Datenverfassung ermöglicht werden.
Worauf im Umgang mit den erfassten Daten zu achten ist
Bitte achten Sie auf den datenschutzkonformen Umgang mit den erfassten Kontaktdaten und der Dokumentation der Nachweisprüfung:
- Listen mit Kontaktdaten müssen verschlossen aufbewahrt werden, ohne dass Unbefugte Zugang erhalten.
- Die Eintragungen müssen so erfolgen, dass ein Besucher nur seine eigenen Daten einsehen kann und nicht die von anderen Besuchern (z.B. Abrisszettel und Einwurf in eine verschlossene Box / Briefkasten). Bei den Aufbewahrungsbehältnissen ist sicherzustellen, dass diese nicht durch Unbefugte entwendet oder unbeaufsichtigt eingesehen werden können.
- Aufbewahrung für maximal 4 Wochen – anschließend datenschutzkonforme Entsorgung (Schredder oder datenschutzkonforme Entsorgungstonne) vornehmen.
- Daten dürfen nur für den Zweck der Auskunftserteilung auf Anfrage an das Gesundheitsamt oder die Ortspolizeibehörde übermittelt werden. Die Daten dürfen sonst für keine anderen Zwecke verwendet werden.
Persönliche Anmerkung zum Schluss
Noch eine persönliche Anmerkung, die ich mir nicht verkneifen kann. Da ich seit über 10 Jahren als Datenschutzberater arbeite, glaube ich, dass ich Gesetzestexte lesen und interpretieren kann. Wie die Gesetzgeber von Bund und Ländern mit Infektionsschutzgesetz und den Corona Verordnungen agieren, ist jedoch einfach nur frech. Warum? Die Erleichterung für den Einzelhandel mit zwei Kundinnen ohne vorherige Terminbuchung, jedoch mit Test-, Impf oder Genesenennachweis findet sich im gefühlt kilometerlangen § 21 Abs. 4 der CoronaVerordnung. Nach ca. 30 Minuten intensiven Suchens, konnte ich endlich die passende Gesetzesquelle finden. Okay, vielleicht habe ich mich nicht gut genug angestellt, das mag sein. Wie gesetzlich weniger geschulte Inhaber von kleineren Einzelhandelsgeschäften sich in diesem Wust zurecht finden sollen, bleibt mir ein Rätsel. Liebe Gesetzgeber, das ist eine Zumutung!
Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern beruht auf unseren Erfahrungen als Datenschutzbeauftragte. Wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung benötigen, wenden Sie sich gern an das ENSECUR-Team.
Hilfreiche Links:
- Verordnung über infektionsschützende Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus (Corona-Verordnung) Land Baden-Württemberg, gültig ab dem 14. Mai 2021
- Verordnung des Sozialministeriums zur Eindämmung von Übertragungen des Virus SARS-CoV-2 in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und vergleichbaren Einrichtungen sowie Unterstützungsangeboten im Vor- und Umfeld von Pflege (Corona-Verordnung Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen – CoronaVO Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen)
- Fragen und Antworten zur Corona-Verordnung
von Julian Häcker, 28.05.2021; zuletzt aktualisiert am 01.06.2021