Archivieren oder Löschen von personenbezogenen Daten in kirchlichen Stellen

Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen und wohin nun mit der Akte? Klar – vernichten nach datenschutzrechtlichen Vorschriften – aber was ist mit dem Archiv?

Beispielhaft an den Vorschriften des Landes Baden-Württemberg und der Evangelischen Landeskirche

Um Datenschutz effektiv zu gewährleisten bedarf es nicht nur des sorgfältigen Umgangs, sondern auch einer zuverlässigen Löschung der Daten. Der Grundsatz „Löschung von personenbezogenen Daten ist nur einer der Löschungspflichten im Datenschutz. Generell sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist oder ihre Kenntnis für die speichernde Stelle „zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist“ (§23 I LDSG, §16 DSG-EKD).

Auf der anderen Seite, taucht an verschiedenen Stellen die Frage nach der Archivierung auf. Archive haben schließlich einen gesellschaftlichen Auftrag und um diesen erfüllen zu können, müssen sie an die Unterlagen herankommen. Deshalb besteht zur Bewahrung von kulturellen und historischen Erbe, gegenüber den öffentlichen Archiven für die Behörden eine Anbietungspflicht. Diese ergibt sich aus dem Gesetz und bezieht sich auf alle Unterlagen „die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen“. (§ 3 I LArchG).

Aber nicht nur für Behörden, sondern auch für kirchliche Stellen gilt gegenüber Archiven diese Anbietungspflicht der Unterlagen §4 I EKD ArchG. Nach Datenschutzrecht müssten diese nun vernichtet werden § 23 LDSchG, §16 DSG EKD. Aus diesen gegenläufigen Vorschriften ergibt sich die Kollision von Anbietungspflicht und Löschungspflicht.

Eine gesetzliche Regelung, wie genau mit dieser Kollision und in Einzelfällen umzugehen ist, eine allgemein gültige Kollisionsnorm, gibt es nicht. Vielmehr geben Landes-, Bundes- und Kirchengesetze mehrheitlich und im Einzelfall der Anbietungspflicht den Vorrang. Bundes- und Landesrecht kommen dabei nicht zu verschiedenen Ergebnissen, sondern ergänzen sich; es gilt hier immer das speziellere Recht. Das Archivgesetz des Landes Baden-Württemberg regelt die Anbietungspflicht an das Archiv unter genanntem §3 LArchG, die EKD auf bundesrechtlicher Ebene unter § 4 EKD ArchG.

Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichtes und den das Verfassungsrecht umsetzenden Gesetzen erfolgt regelmäßig eine Abwägung zwischen verschiedenen Interessen an personenbezogenen Daten. Ein gesetzlich geschütztes Interesse ist die Auseinandersetzung mit Geschichte, Kultur und Politik. Zu diesem Zweck sammeln öffentliche Archive Unterlagen mit „bleibendem Wert“

Definition:
  • kirchlichen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für die kirchliche Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung
  • denen historischer Wert zukommt oder die auf Grund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde zur Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder zur Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtspflege dauernd aufzubewahren sind.

Der bleibende Wert von Unterlagen, die nicht auf Grund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften der jeweils zuständigen obersten Landesbehörde dauernd aufzubewahren sind, wird meist durch die Archivare festgestellt. (§ 2 I LArchG BW, § 2 I EKD Archiv-Gesetz).

Allgemein gilt somit der Grundsatz, dass die Archivierung, sofern nicht die betreffende bereichsspezifische Löschungsvorschrift ausdrücklich etwas anderes anordnet, die Funktion eines Löschungssurrogats hat.

 
Archivierung als Löschungssurrogat

An dieser Stelle und zur Untermauerung des Vorrangs einer Anbietungspflicht: Der Vorrang der Anbietung ergibt sich aus der entsprechenden Kollisionsnorm der Datenschutzgesetze. Dies folgt aus dem Entstehungskontext der Archivgesetze als Spezialgesetze der Datenschutzgesetzgebung. Nach dem Datenschutz zu löschende personenbezogene Daten sind vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs, Landeskirchenarchiv des Landes anzubieten. Alle Archive stehen dafür ein, dass Archivgut nur nach den Bestimmungen des jeweiligen Archivgesetzes eingesehen werden darf. Die Archivierungsgesetze setzen den Datenschutz um, nur eben anders als durch Löschung, deshalb auch Löschungssurrogat.

Kurz nachgefragt:

Ich habe eine Akte und benötige sie nicht mehr im Büro, die Aufbewahrungsfrist ist auch abgelaufen – Lösch ich sie einfach?

-Nein. Archivrecht geht dem Datenschutz vor. Die Akte ist erst anzubieten, dann zu löschen

Wenn das Archiv sie nicht will, vielleicht macht sie sich gut in unserer Bibliothek?

-Keine Alternativen, wenn das Archiv die Akte nicht übernimmt ist sie zu löschen

Geht die Anbietungspflicht bundesrechtlichen Löschungsvorschriften vor?

– Ja. Die Archivierung ist Löschungssurrogat und die Intention der Landesgesetzgeber ist diese Anbietungspflicht weit anzuwenden.

Auch bei brisanten Unterlagen?

– Ja. Nach dem Landesdatenschutzgesetz § 23 III sind personenbezogene Daten vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten.

Auch unrechtmäßig gespeicherte Daten?

– Ja, seit einer Stellungnahme des VdA 2012 (Rehm, Clemens: Novellierung Archivgesetz Hessen. In: Archivar 66 (2013), H. 1, S. 119)

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.