Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen und wohin nun mit der Akte? Klar – vernichten nach datenschutzrechtlichen Vorschriften – aber was ist mit dem Archiv?
Beispielhaft skizziert anhand der Vorschriften der Evangelischen Landeskirche
Um Datenschutz effektiv zu gewährleisten bedarf es nicht nur des sorgfältigen Umgangs, sondern auch einer zuverlässigen Löschung der Daten. Der Grundsatz „Löschung von personenbezogenen Daten ist nur einer der Löschungspflichten im Datenschutz. Generell sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist oder ihre Kenntnis für die speichernde Stelle „zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist“ (§ 21 DSG-EKD).
Auf der anderen Seite taucht an verschiedenen Stellen die Frage nach der Archivierung auf. Archive haben schließlich einen kir chengesellschaftlichen Auftrag und um diesen erfüllen zu können, müssen sie an die Unterlagen herankommen. Deshalb besteht zur Bewahrung von kulturellen und historischen Erbe gegenüber den kirchlichen Archiven eine Anbietungspflicht. Diese ergibt sich aus dem Gesetz und bezieht sich auf alle Unterlagen „die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen“ (§ 4 Abs. 1 EKD-Archiv-EKD).
Nach Datenschutzrecht müssten diese in der Regel vernichtet werden. Aus diesen gegenläufigen Vorschriften ergibt sich die Kollision von Anbietungspflicht und Löschungspflicht.
Eine gesetzliche Regelung, wie genau mit dieser Kollision und in Einzelfällen umzugehen ist, eine allgemein gültige Kollisionsnorm, gibt es nicht. Vielmehr geben Kirchengesetze mehrheitlich und im Einzelfall der Anbietungspflicht den Vorrang.
Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichtes und den das Verfassungsrecht umsetzenden Gesetzen erfolgt regelmäßig eine Abwägung zwischen verschiedenen Interessen an personenbezogenen Daten. Ein gesetzlich geschütztes Interesse ist die Auseinandersetzung mit Geschichte und Kultur. Zu diesem Zweck sammeln kirchliche Archive Unterlagen mit „bleibendem Wert“
Definition:
- kirchliche, soziale oder kulturelle Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für die kirchliche Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung
- denen historischer Wert zukommt oder die auf Grund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften der jeweils zuständigen kirchlichen Behörde zur Sicherung berechtigter Belange oder zur Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Kirchenrechtspflege dauernd aufzubewahren sind.
Der bleibende Wert von Unterlagen, die nicht auf Grund von Rechtsvorschriften oder von Verwaltungsvorschriften dauernd aufzubewahren sind, wird meist durch die Archivare festgestellt (§ 2 I EKD Archiv-Gesetz).
Allgemein gilt somit der Grundsatz, dass die Archivierung, sofern nicht die betreffende bereichsspezifische Löschungsvorschrift ausdrücklich etwas anderes anordnet, die Funktion eines Löschungssurrogats hat.
Archivierung als Löschungssurrogat
An dieser Stelle und zur Untermauerung des Vorrangs einer Anbietungspflicht: Der Vorrang der Anbietung ergibt sich aus der entsprechenden Kollisionsnorm der Datenschutzgesetze. Dies folgt aus dem Entstehungskontext der Archivgesetze als Spezialgesetze der Datenschutzgesetzgebung. Nach dem Datenschutz zu löschende personenbezogene Daten sind vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs, Landeskirchenarchiv des Landes anzubieten. Alle Archive stehen dafür ein, dass Archivgut nur nach den Bestimmungen des jeweiligen Archivgesetzes eingesehen werden darf. Die Archivierungsgesetze setzen den Datenschutz um, nur eben anders als durch Löschung, deshalb auch Löschungssurrogat.
Kurz nachgefragt:
Ich habe eine Akte und benötige sie nicht mehr im Büro, die Aufbewahrungsfrist ist auch abgelaufen – Lösche ich sie einfach?
Nein. Archivrecht geht dem Datenschutz vor. Die Akte ist erst anzubieten, dann zu löschen
Wenn das Archiv sie nicht will, vielleicht macht sie sich gut in unserer Bibliothek?
Dies ist keine Alternative. Wenn das Archiv die Akte nicht übernimmt, ist sie zu löschen
Geht die Anbietungspflicht den Löschungsvorschriften vor?
Ja. Die Archivierung ist Löschungssurrogat und die Intention der Kirchengesetzgeber ist es, diese Anbietungspflicht weit anzuwenden.
Auch bei brisanten Unterlagen?
Ja. Nach § 4 Abs. 3 EKD-Archiv-EKD sind personenbezogene Daten vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Archivs der Evangelischen Kirche anzubieten.
Auch unrechtmäßig gespeicherte Daten?
Ja, seit einer Stellungnahme des VdA 2012 (Rehm, Clemens: Novellierung Archivgesetz Hessen. In: Archivar 66 (2013), H. 1, S. 119)