Datenschutz an Schulen

Kein WhatsApp mehr! Keine Fotos bei der Einschulungsfeier und dem Schulfest! Eltern bekommen keine Benachrichtigungen mehr per E-Mail!

„Wir sind doch eine Schule, wir brauchen das! Wie sollen wir in Zukunft mit den Schülern und Eltern in Kontakt bleiben und Öffentlichkeitsarbeit betreiben? Was dürfen wir noch und was nicht?“

Ein Aufschrei ging durchs Land, als die DS-GVO / das DSG-EKG auch in den Schulen wahrgenommen wurde und die Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten an der Schule erkannt wurde.

Worum geht es beim Datenschutz in der Schule?

So wie Bankdaten, Gesundheitsdaten und Sozialdaten unterliegen auch die Schuldaten den Anforderungen der DS-GVO / dem DSG-EKD. Außerdem gelten noch weitere „Spezialvorschriften“, wie z.B. das jeweilige Landesdatenschutzgesetz, Verwaltungsvorschriften oder das Schulgesetz (SchG).

Neben den Stammdaten der Erziehungsberechtigen werden die Noten (Leistungsdaten), das Verhalten, die Mitarbeit, besondere Vorkommnisse (Verhaltensdaten), Gesundheitsdaten (Entschuldigung bei Krankheit) Versäumnisse, sowie Einträge (Klassentagebuch) der Schüler und Schülerinnen in den verschiedensten Medien und Systemen erfasst, gespeichert, verarbeitet und ausgewertet.

Seit dem 25.5.2018 ergaben sich Fragestellungen mit denen wir als externe Datenschutzbeauftragte in Berührung kamen. Einige der interessantesten Aspekte möchte ich kurz vorstellen.

Datenschutzbeauftragter an Schulen

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ist die Schule (Art. 4 Nr. 7 DS-GVO / § 4 Abs. 9 DSG-EKD). Sie muss einen Datenschutzbeauftragten benennen.

„Die Schulleitung trägt als verantwortliche Stelle die Verantwortung für die Sicherstellung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Erfordernisse und wird dabei vom … Datenschutzbeauftragten unterstützt“

Damit ist die Schulleitung verantwortlich für die Erfüllung der Datenschutzanforderungen und somit zur Erfüllung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (sofern nicht benannt).

Verarbeitung von Schülerdaten und Daten von Erziehungsberechtigten

Das Landesdatenschutzgesetz (hier: Baden-Württemberg) besagt grundsätzlich, dass das Erheben personenbezogener Daten nur dann zulässig ist, wenn diese Daten zur Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich sind. D.h. dass die erhobenen Daten zur Erfüllung des Erziehungs-, Bildungs- oder Fürsorgeauftrags nach § 1 SchG erforderlich sein müssen.

Dabei ist deutlich von der „Nützlichkeit“ der Daten zu unterscheiden, welche laut DUDEN für einen bestimmten Zweck sehr brauchbar sind. Aber eben nicht erforderlich.

Außerdem sind die Betroffenen (Erziehungsberechtigte/Schüler und Schülerinnen) über die Art, den Zweck der beabsichtigten Datenverarbeitung zu informieren, sowie bei einer Übermittlung auch die Empfänger der Daten zu benennen sind.

Was ist nun also zu tun? Nur so viele Daten erheben, verarbeiten und speichern, die zur Erfüllung der Aufgabe bzw. des Zwecks erforderlich sind! Nutzen Sie hierzu als Schule schlanke Erfassungsbögen und die Informationspflichten nach DS-GVO / DSG-EKD.

Themen, die häufig für Verwirrung sorgen

Eine Einwilligung für alles – geht das?

Eine Einwilligung muss freiwillig sein und über den Zweck der beabsichtigten Datenverarbeitung, die Übermittlung an weitere Empfänger und die Möglichkeit des Widerrufs aufklären. Zum Zweck der Nachweisbarkeit sollte die Einwilligung schriftlich verfasst werden. Generell gilt die Einwilligung bis zum Ende des Schulbesuchs, sie kann aber jederzeit, ohne Angaben von Gründen, widerrufen werden. Schüler gelten ab dem 16. Lebensjahr als einwilligungsfähig, d.h. sie können selbständig einwilligen. Achtung: Eine General-Einwilligung für mehrere Jahre über die Veröffentlichung von Fotos ist nicht erlaubt. Einwilligungen über Fotos müssen zweckgebunden eingeholt werden.

Fotos von Schülern in verschiedenen Medien

Fotos von Schülern in der Schülerzeitung, dem Schuljahrbuch oder Internetauftritt sind weiterhin möglich. Bei Fotos ist generell eine Einwilligung zur Veröffentlichung bei den Erziehungsberechtigten einzuholen. Eine Besonderheit ist hier zu beachten: Bei der Veröffentlichung von Bildern müssen Jugendliche ab dem 14. Lebensjahr zusätzlich neben den Erziehungsberechtigten in die Erklärung einwilligen.

Auch der Schulfotograf darf keine Aufnahmen ohne Einwilligung machen.

Fotos bei Schulfesten und -veranstaltungen

Fotos durch die Eltern: Für das Familienalbum ist das weiterhin erlaubt, man spricht auch von der „Haushaltsaufnahme“. Jedoch ist zu beachten, dass eine Verteilung der Aufnahmen über soziale Medien, sprich die Veröffentlichung an einen größeren, unbekannten Nutzerkreis weiterhin verboten ist (siehe Kunsturheberrecht, Recht am eigenen Bild).

Die Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg hat hierzu einen interessanten Artikel veröffentlicht (Fotografieverbot an Schule, 5. September 2019).

Fotos durch die Schule: Die Teilnehmer müssen vorab informiert werden, dass auf der Veranstaltung Aufnahmen gemacht werden, mit Angabe des Verwendungszwecks, der Speicherdauer, der Empfänger und Bekanntmachung der Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO / § 17 DSG-EKD, um die Anforderungen an die Betroffenenrechte zu erfüllen.

E-Mails an die Eltern

Zu den Aufgaben der Schule (Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag) gehört die Information der Erziehungsberechtigten über außerunterrichtliche und unterrichtliche Veranstaltungen. Daher ist es legitim und ohne Einwilligung möglich, dass Eltern von der Schulverwaltung über solche Veranstaltungen auch per E-Mail informiert werden. Hierbei sollte aber auf einen „vertraulichen“ E-Mail-Verteiler geachtet werden und die Empfänger Adressen nur per „bcc“ (blind carbon copy), also als Blindkopie, angeschrieben werden. Ansonsten droht der Sachverhalt eines Datenschutzverstoßes wegen einer unbefugten Datenübermittlung.

Übermittlung von Kontaktdaten an den Elternbeirat / Elternvertreter

Eine Übermittlung der Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten an die Elternvertretung durch die Schulverwaltung ist nur gestattet, wenn hierzu die jeweilige Einwilligung der Erziehungsberechtigten vorliegt. Es ist zu empfehlen, die Kontaktdaten beim Klassenpflegschaftsabend direkt bei den Erziehungsberechtigten zu erheben.

Darf die Schule Schülerdaten weitergeben?

Jegliche Weitergabe von Schülerdaten (mündlich, elektronisch, schriftlich) an Dritte (Privatpersonen, Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs) durch die Schule ist untersagt. Dazu zählt auch die Weitergabe von Daten an Schulbegleitungen oder zur Betreuung beauftragte Personen. Hierzu wird ebenfalls eine Einwilligung, ggfs. Schweigepflichtentbindung gegenüber dem involvierten Personenkreis benötigt.

Whatsapp ist verboten!

„Aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die Verwendung von Sozialen Netzwerken für die dienstliche Verarbeitung personenbezogener Daten generell verboten. Hierunter fällt jegliche dienstlichen Zwecken dienende Kommunikation zwischen Schülern und Lehrkräften sowie zwischen Lehrkräften untereinander, ferner das (Zwischen-)Speichern von personenbezogenen Daten jeder Art auf Sozialen Netzwerken. Im Rahmen des Unterrichts dürfen Soziale Netzwerke jedoch dazu genutzt werden, um Funktionsweise, Vorteile, Nachteile, Risiken usw. pädagogisch aufzuarbeiten.“²

WhatsApp ist aufgrund seiner Serverstandorte in den USA und seinen AGB’s nicht datenschutzkonform. Sowohl die Übermittlung des kompletten Adressbuchs in die USA als auch die Speicherung mitunter sensibler Daten von und über Schüler und Schülerinnen ist datenschutzrechtlich verboten. In der Regel verbieten die AGB’s der Social Media Anbieter die Nutzung für Personen unter 16 Jahren. Somit ist diese Entscheidung nachvollziehbar und verständlich.

Eine Lösung liegt in der Nutzung alternativer, datenschutzkonformer Messenger Dienste (Blogbeitrag zu „Datenschutzkonformer Einsatz von Messengern in kirchlichen evangelischen Stellen“) oder in der direkten, analogen Kommunikation.

 

Wie geht es weiter?

Durch die DS-GVO / das DSG-EKD ist es in vielen Schulen zur Verunsicherung gekommen. Datenschutz an Schulen wurde bislang zu wenig gelebt. Bisher unbekannte datenschutzproblematische alltägliche Sachverhalte sind als Problem erkannt worden.

Eine Klärung mit dem Datenschutzbeauftragten oder einem externen Datenschutzbeauftragten bringt Licht ins Dunkel. Durch „verschlanken“ der Formulare, Einsatz von Einwilligungserklärungen und Sensibilisierung des Kollegiums entsteht Klarheit und Sicherheit für den Datenschutz an Schulen.

Eine Anpassung von Prozessen und Vorgehensweisen stellt sicher, dass die Daten der rund 11 Mio. Schüler an knapp 33.000 allgemeinbildenden Schulen, weiter sicher verarbeitet werden und der Schutz sensibler Schülerdaten gewährleistet wird.

Von Marco Kurz

Bildquelle: Bild von Ulrich Wechselberger auf Pixabay

[1] Grundlagen des Datenschutzrechts – Baden-Württemberg, Ministerium für Kultus, Jugend und Sport, pdf vom Juni 2015

[2] https://lehrerfortbildung-bw.de/st_recht/daten/ds_neu/soziale_netze/ – 12.09.2019

24 Antworten auf „Datenschutz an Schulen“

Darf ein Lehrer einen Schüler seiner Klasse zwingen, Namen und Adresse eines fremden Schülers, der nicht auf seiner Schule ist, bekannt zu geben oder muss er das der Schulbehörde überlassen?

Darf ein Lehrer über private IT Spezialisten die Adresse fremder Schüler, die nicht an seiner Schule sind, erkunden lassen?

Herzlichen Dank für Ihre Fragen. Auf den ersten Blick sträuben sich vermutlich jedem der Ihre Fragen liest die Nackenhaare. Ich vermute, dass es im Vorfeld dieser Ereignisse eine Vorgeschichte gibt, die möglicherweise Auswirkungen auf die Einordnung der Geschehnisse hat. Daher möchte ich keine voreiligen Schlüsse ziehen, so lange ich nicht die Gesamtsituation überblicke. Da es sich um ein delikates Anliegen handelt, könnten Sie Ihre Frage direkt über das Kontaktformular stellen und noch mehr Kontext liefern, sofern Sie das möchten.

Guten Morgen, der Wissensaustausch über die Schüler erfolgt grundsätzlich im Rahmen der Grundschulempfehlung. Hier werden auch Informationen über das Verhalten der Schüler berücksichtigt. Diese Empfehlung ist Teil der Anmeldung an der weiterführenden Schule.

Inwiefern die weiterführende Schule daraufhin befugt ist, weitere Rückfragen an die Grundschule zu stellen, können wir Ihnen leider nicht beantworten. Diesbezüglich können wir Ihnen keine verlässliche Antwort geben und verweisen Sie an das zuständige Schulamt.

Hallo guten Tag, darf ein Lehrer ohne einen nennenswerten Grund die Adresse eines Schülers laut über einen Flur rufen auf dem viele Menschen anwesend sind die diese gehört haben.
Und falls nicht was können mögliche Konsequenzen für diesen Lehrer sein?

Vermutlich darf er das nicht, allerdings erfordert der geschilderte Fall eine Einzelfallbetrachtung, die wir auf diesem Weg leider nicht leisten können. Wir empfehlen dem betroffenen Schüler, sich an den oder die Datenschutzbeauftragten seiner Schule zu wenden und den Sachverhalt auf diesem Weg zu klären. Wir wünschen viel Erfolg bei der Aufklärung und Verständnis der Lehrkräfte für die Beachtung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung.

Hallo, darf ein Lehrer fürs Landschulheim 3 Wochen vor Start die Krankenkassenkarte+Impfpass einsammeln und den Impfpass kopieren?

Guten Morgen, darf/muss eine Schule den Eltern das Fach in dem der Sohn Einträge bzw. Tagebuchbemerkungen bekommen hat, auf Verlangen der Eltern mitteilen? Bei uns weigert sich die Schule mit Verweis auf den Datenschutz das Fach mitzuteilen.

Guten Tag, wir kennen nicht alle Details des Sachverhalts. Allerdings erschließt sich uns nicht, warum die Schule hier mauert. Die Information, dass ein Eintrag bzw. Tagebuchbemerkung vorgenommen wurde, jedoch ohne zu Wissen in welchem Fach dies erfolgte, dürfte wenig hilfreich sein, das jeweilige Verhalten in dem Fach zu verstehen, die Situation zu beurteilen und das Verhalten zu ändern. Im Zweifelsfall können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde in Ihrem Bundesland wenden.

Hallo. Darf die schule wenn man der Masern(Impfung) nachweispflicht nicht nachkommt, die Daten an das Gesundheitsamt weiterleiten? Mir geht es nicht um die Impfung sondern eher darum, dass ich nicht möchte, dass willkürlich Gesundheitsdaten durch die Gegend geschickt werden. Ich bin beruflich im IT Security Umfeld unterwegs und daher höchst sensibilisiert was persönliche Daten angeht..

Wir empfehlen die Informationen des Bundesgesundheitsministeriums hierzu https://www.bundesgesundheitsministerium.de/impfpflicht/faq-masernschutzgesetz.html und dort die Antwort auf die Frage: „Was geschieht bei schulpflichtigen Kindern und unterbringungspflichtigen Personen? Insofern dürfen bzw. müssen die Daten sogar weitergegeben werden. Selbstverständlich ist dabei auch die Datensicherheit zu gewährleisten.

Wie immer stellt unsere Antwort keine Rechtsberatung dar.

Guten Morgen.
wenn mein Kind krank ist, entschuldige ich als Elternteil das Kind in der Schule.
Darf die Schule dann schriftlich die Erkrankung erfragen und archivieren?
BEsten Dank

Guten Tag, der Grund und die Dauer müssen tatsächlich genannt werden. Dies ist bereits am zweiten Tag der Verhinderung mündlich, fernmündlich, elektronisch oder schriftlich zu erfüllen. In Sonderfällen (z.B. länger als 10 Tage krank oder besondere Häufigkeit) kann der Schulleiter auch ein ärztliche Zeugnis verlangen. Die genauen Regelungen können Sie in der Schulbesuchsordnung nachlesen.

Guten Tag, so wie Sie das schreiben, fühlt sich das erstmal nicht richtig an. Wenn die Namen von den Schülerinnen und Schülern per Lautsprecher verkündet werden, dann hören das zwangsläufig auch alle anderen Personen an der Schule. Da ein „Nachsitzen“ üblicherweise die Folge eines gewissen Fehlverhaltens ist, könnte dies zu Vermutungen über ungebührliches Verhalten führen. Somit könnte dies auch zu Benachteiligungen oder Mobbing führen.

Je nach Situation könnte es auch Gründe geben, warum die Schule dies Art der Kommunikation im Einzelfall vornimmt. Aufgrund der knappen Beschreibung ohne weiteren Kontext ist eine eindeutige Bewertung schwierig und wir können keine abschließende Antwort geben.

Gerne können Sie uns über unser Kontaktformular weitere Informationen zum genauen Sachverhalt geben. Ansonsten empfehlen wir, dass die betroffenen Schülern, sich an den oder die Datenschutzbeauftragten ihrer Schule wenden. Er oder sie wird in der Lage sein den Sachverhalt zu klären.

Darf eine Lehrerin mit Ihrem privaten Handy das Schulzeugnis abfotografieren . Sie braucht ein Nachweis , dass das Zeugnis von den Eltern unterschrieben worden ist. Ist das nicht Datenschutz.?

Guten Tag, das hört sich erstmal etwas seltsam an. In so einem Fall dürfen Sie nachfragen, warum das datenschutzrechtlich erforderlich ist. Wenn es dann eine konkrete Antwort gibt, so lässt sich diese überprüfen. Ein Foto mit einem privaten Handy ist jedoch nicht nachvollziehbar. Das private Gerät unterliegt nicht den Schutzmaßnahmen der Schule, die die Schule für schulische Smartphones ergreift. Insofern könnte dieses Foto möglicherweise über auf dem Handy installierte Apps an Dritte übermittelt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie uns nur wenige Informationen zum Sachverhalt zur Verfügung gestellt haben, und eine Antwort nur anhand dieser Informationen möglich ist und somit keine vollständige Bewertung möglich ist.

Gerne können Sie uns über unser Kontaktformular weitere Informationen zum genauen Sachverhalt geben. Ansonsten empfehlen wir, dass die betroffenen Schülern bzw. Sie sich an den oder die Datenschutzbeauftragten ihrer Schule wenden. Er oder sie wird in der Lage sein den Sachverhalt zu klären.

Guten Tag,

ich würde erwarten, dass Lehrer grundsätzlich vorher die Erziehungsberechtigten einbeziehen. Wenn der Schüler schon volljährig und über eine entsprechende Reife verfügt, dann ist es nicht erforderlich, die Eltern einzubeziehen.

Guten Tag, der Klassenlehrer meines Kindes hatte auf meine Bitte hin an eine eine andere Schule ein Empfehlungsschreiben bzgl meine Kindes geschrieben, welches von dort angefragt wurde. Ich habe dieses Schreiben nicht in Kopie erhalten und der Lehrer möchte es mir auch nicht zeigen. Ich möchte allerdings wissen, was über mein Kind geschrieben wurde.

Guten Tag,

aufgrund Ihrer knappen Beschreibung fehlen noch Informationen, um den Sachverhalt genau zu verstehen. Handelt es sich um ein Empfehlungsschreiben für den Schritt von Grundschule zu einer weiterführenden Schule oder um einen möglichen Wechsel von einer weiterführenden Schule zu einer anderen weiterführenden Schule? Ohne jetzt alle Details zu kennen, gebietet es der Grundsatz der Transparenz, dass Sie wissen, welche Daten und Informationen über Ihr Kind an eine Schule übermittelt werden. Theoretisch wäre es natürlich auch möglich, dass ein anonymes Schreiben, also so dass kein Rückschluss auf ihr Kind gezogen werden kann, an die andere Schule übermittelt wurde. Dann wäre der Datenschutz davon nicht betroffen. Vielleicht hilft Ihnen dieser Link zur Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg weiter: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenweitergabe-bei-schulwechsel/

Hallo!
Die Direktorin der Grundschule bittet darum im Falle einer Krankheit den Virus Typ a die Schule zu melden.
Explizit schreibt sie:
Corona, Influenza, Noto, rota, hepatitis, mumps, Röteln, Scharlach und Windpocken.
Darf sie das?

Hallo Jasmin,
ja, dazu ist die Direktorin sogar gesetzlich verpflichtet! Das hängt mit dem Infektionsschutzgesetz zusammen, welches Schulen dazu verpflichtet, bestimmte Erkrankungen an die Gesundheitsämter zu melden. Gleichzeitig dürfen Kinder, die an bestimmten Krankheiten erkrankt sind, nicht am Unterricht teilnehmen. Beim Robert-Koch-Institut (das kennen wir seit Corona vermutlich alle) gibt es dazu einen Belehrungsbogen (leider etwas veraltet), der darüber aufklärt. In § 34 IfSG sind die meldepflichtigen Krankheiten aufgeführt.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert