Abberufung und Wechsel eines externen Datenschutzbeauftragten

  • Sie sind nicht (mehr) zufrieden mit Ihrem aktuellen externen Datenschutzbeauftragten?
  • Waren Sie 2018, als die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) kam, zu spät dran und konnten Ihren Wunschkandidaten nicht gewinnen?
  • Sie mussten den DSB nehmen, der übrig blieb?
  • Sie haben sich für einen Anbieter entschieden, der Ihnen versprach, mit seiner Software seien alle Probleme gelöst und eine weitere Beratung darüber hinaus sei gar nicht notwendig?
  • Spielen Sie mit dem Gedanken sich von Ihrem aktuellen externen Datenschutzbeauftragten zu trennen und einen neuen zu benennen?

Hier erfahren Sie, worauf Sie dabei achten müssen:

Checkliste zur Abberufung und zum Wechsel Ihres externen Datenschutzbeauftragten

1. Aktuelle Probleme lösen

Sprechen Sie mit dem derzeitigen Datenschutzbeauftragten über die aktuellen Probleme. Das ist nur fair. Können Sie die Probleme aus der Welt schaffen, so sparen Sie sich Zeit und Mühen. Ist die Situation verfahren und keine Besserung in Sicht, so ist es nun Zeit zu handeln. Überprüfen Sie, wie lange die Kündigungsfrist ist.

Risikofreudige sprechen nun die Kündigung aus und suchen dann einen Nachfolger. Sicherheitsorientierte reflektieren und überlegen, was beim nächsten Mal anders sein muss und was ihnen wichtig ist. Wir empfehlen auch risikofreudigen Personen diesen Schritt.

2. Reflexion und Bedarfsanalyse durchführen

Überlegen Sie, warum die bisherige Zusammenarbeit nicht so funktioniert hat, wie Sie sich das vorgestellt haben:

  • Fehlte die fachliche Expertise zum Datenschutzrecht (z.B. DS-GVO, BDSG, DSG-EKD)? Mussten Sie zu lange auf Antworten warten?
  • Waren die Lösungen wenig praktikabel und schlichtweg nicht umsetzbar?
  • Konnte Ihr Datenschutzbeauftragter sein Wissen nicht vermitteln und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht erreichen?
  • Lag es an der Art der Dokumentation, mit der Sie nicht zufrieden waren?
  • Welchen Anteil hat die interne Organisation daran? Durfte der Datenschutzbeauftragte so agieren, wie es erforderlich ist, um seine Aufgaben zu erfüllen oder liefen seine Bemühungen in der Organisation ins Leere?
  • Gab es zu wenig Kontakt mit der Datenschutzbeauftragten?

Es sind eine Vielzahl von Faktoren, die Anteil daran haben, ob die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten gelingt oder nicht. Wenn Sie noch nicht wissen, worauf Sie generell bei der Auswahl des passenden Datenschutzbeauftragten achten sollten, so empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste zur Auswahl des passenden Datenschutzbeauftragten mit Hinweisen zu Voraussetzungen und zur Funktion des DSB. Die Denkanstöße helfen Ihnen dabei, den für Sie passenden externen Datenschutzbeauftragten zu finden und auszuwählen.

3. Neuen Datenschutzbeauftragten finden und den bisherigen Vertrag kündigen

Kennen Sie Ihre Kriterien oder haben Sie sich an unserer Checkliste orientiert? Dann haben Sie vermutlich auch schon verschiedene Gespräche geführt, sich für das passende Angebot entschieden und den neuen Vertrag unterzeichnet. Spätestens jetzt können Sie die Kündigung aussprechen. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein, bis zu dem Sie die Übergabe abschließen und wann die Abberufung des alten und Benennung des neuen Datenschutzbeauftragten erfolgen soll.

4. Übergabe planen und Dokumentation übergeben

Für diesen Schritt ist entscheidend, ob Sie sich im Guten oder im Schlechten von Ihrer bisherigen externen Datenschutzbeauftragten trennen. Gelingt es im Guten auseinander zu gehen, dann stehen die Chancen für eine erfolgreiche Übergabe gut.

  • Bitten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten um einen aktuellen Tätigkeitsbericht sowie eine Auflistung der offenen Aufgaben und lassen Sie sich erklären, welche Aufgaben wie umgesetzt sind. Je nach Situation kann an diesem Gespräch vielleicht schon Ihr neuer externer Datenschutzbeauftragter teilnehmen.
  • Lassen Sie sich ebenfalls die Datenschutzdokumentation aushändigen. Achtung: Da der Datenschutzbeauftragte einer beruflichen Schweigepflicht nach § 203 Abs. 4 StGB unterliegt, darf er bestimmte Unterlagen nur dem neuen Datenschutzbeauftragten aushändigen. Dies können z.B. Anfragen von Beschäftigten oder Betroffenen sein, die nicht möchten, dass der Sachverhalt anderen Personen in der Organisation bekannt wird. Aufgrund von Aufbewahrungsfristen, die auch für die bisherige Datenschutzbeauftragte gelten, muss sie bestimmte Unterlagen auch weiterhin aufbewahren.

Bitte denken Sie auch bei einer sauberen und einvernehmlichen Trennung daran, Zugangsmöglichkeiten in Netzwerke sowie gemeinsam genutzte Softwareanwendungen etc. zu deaktivieren. Bei einer unglücklichen Trennung sollten Sie dies unmittelbar in die Wege leiten.

5. Abberufung und Benennung sowie Meldung bei der Aufsichtsbehörde vornehmen

Ist der Zeitpunkt der Trennung gekommen, so sollte formell eine Abberufung des bisherigen Datenschutzbeauftragten und eine neue Benennung der Nachfolgerin erfolgen. Achten Sie dabei auf einen nahtlosen Wechsel. Ein Muster zur Benennung der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. hilft Ihnen vielleicht ebenfalls

Danach melden Sie die neue Datenschutzbeauftragte bei Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde über das üblicherweise auf deren Webseiten angebotenen Kontaktformular.

6. Änderung der Kontaktdaten an allen Kontaktpunkten

Denken Sie daran, alle Kontaktpunkte zum Datenschutzbeauftragten innerhalb der Organisation und nach außen zu aktualisieren. Das können z.B. sein:

7. Information von Auftraggebern als Auftragsverarbeiter

Dieser Punkt betrifft alle Organisationen, die als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für Auftraggeber verarbeiten. Informieren Sie Ihre Auftraggeber darüber, dass Sie einen neuen Datenschutzbeauftragten benannt haben. Üblicherweise ergibt sich diese Nebenpflicht aus der Auftragsverarbeitung. Denken Sie hier ebenfalls an zeitlichen Vorlauf. Wenn Sie eine größere Anzahl an Auftraggebern haben, so dauert es möglicherweise etwas länger, die Ansprechpartner zu identifizieren und diese dann zu informieren.

8. Information der Organisation und Kennenlernen

Damit die neue Datenschutzbeauftragte ihre Aufgabe bestmöglich erfüllen kann, sollten Sie Ihre Beschäftigten über die neue Ansprechpartnerin informieren. Bei größeren Organisationen bietet es sich an, dass der neue Datenschutzbeauftragte an Leitungsrunden teilnimmt. Ein kleiner Beitrag im Intranet, in einem Rundbrief oder am schwarzen Brett helfen ebenfalls dabei, die Kontaktaufnahme bzw. den Start zu erleichtern. Sprechen Sie die zu veröffentlichenden Inhalte mit der Datenschutzbeauftragten ab und klären Sie, ob sie zusätzlich zu den Kontaktdaten auch ein Foto bereitstellen möchte, um dadurch die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme zu reduzieren.

Wir freuen uns, wenn diese Informationen zum Wechsel eines Datenschutzbeauftragten für Sie hilfreich sind. Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen gerne mit und wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Fragen haben oder Ihren Datenschutzbeauftragten wechseln möchten!

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay