Zweckbindung

Worum geht es?

Die DS-GVO beschreibt in Art. 5 die Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Verantwortliche müssen sich bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten an diese Grundsätze halten und die Einhaltung auch nachweisen können. Einer dieser Grundsätze ist die sogenannte Zweckbindung.

Was bedeutet die Zweckbindung?

Der Abschnitt zur Zweckbindung dort führt aus, dass Daten nur für

  • festgelegte
  • eindeutige und
  • legitime

Zwecke erfasst werden dürfen. Darüber hinaus müssen sie so weiterverarbeitet werden, dass die Weiterverarbeitung vereinbar ist mit dem Zweck, für den die Daten ursprünglich gespeichert wurden. Ausnahmen gelten dabei unter bestimmten Umständen z.B. für

  • Archivzwecke, die im öffentlichen Interesse liegen
  • wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder
  • für statistische Zwecke.

Auch die Weitergabe an andere Stellen ist nur zu einem eindeutigen, festgelegten und legitimen Zweck und auf Basis einer Rechtsgrundlage zugelassen.

Wie ist die Zweckbindung in der Praxis einzuhalten?

Wenn Sie im Arbeitsalltag Daten mit Personenbezug verarbeiten, ist es wichtig zu beachten, dass die Verwendung der Daten nur innerhalb des ursprünglichen Zweckes rechtmäßig ist.

Bevor Sie Daten erheben, sollten Sie sich genau überlegen, wofür Sie diese verwenden wollen. Dieser Zweck sollte im Anschluss zur Einhaltung der Rechenschaftspflicht schriftlich formuliert und klar definiert sein. Um die Legitimität des Verarbeitungszwecks sicherzustellen müssen Sie im Anschluss die passende Rechtsgrundlage finden, auf deren Basis Sie die Daten tatsächlich verarbeiten dürfen. Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, haben Sie grundlegende Voraussetzungen dafür geschaffen, dass die geplante Verarbeitung auch legitim ist.

Beispiel für die Einhaltung der Zweckbindung

Sie erhalten die Rechnung eines Lieferanten. Auf dieser Rechnung sind personenbezogene Daten des Ansprechpartners genannt, unter anderem auch seine Telefonnummer. Um diese Rechnung speichern zu dürfen benötigen Sie einen eindeutigen, festgelegten Zweck und eine Rechtsgrundlage. Beides lässt sich hier leicht finden: Der Zweck zur Speicherung ist die Buchhaltung. Als Rechtsgrundlage finden Sie dazu Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO: Sie sind rechtlich dazu verpflichtet, Ihre ordnungsgemäße Buchführung nachweisen zu können.

Wenn Sie den Ansprechpartner nun unter der Telefonnummer auf der Rechnung anrufen wollen, so können Sie das im Rahmen des genannten Zwecks tun, z.B. wenn Sie eine Frage zur Rechnung haben. Eine Änderung des Zwecks hingegen würde vorliegen, wenn Sie die Nummer dazu nutzen, ihr eigenes Produkt beim Ansprechpartner verkaufen zu wollen. Hierfür müssten Sie einen separaten Zweck finden und ihm eine andere Rechtsgrundlage zuordnen, da Sie rechtlich nicht dazu verpflichtet sind, Akquise zu betreiben.

Wie kann die Einhaltung der Zweckbindung nachgewiesen werden?

Für den Nachweis, dass Sie Ihre Daten zweckgebunden einsetzen hilft es, wenn Sie ein sogenanntes Verfahrensverzeichnis oder Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Darin sollten sich Ihre tatsächlichen Verarbeitungen widerspiegeln. Sämtliche Verarbeitungen von personenbezogenen Daten müssen hier samt Zweck und Rechtsgrundlage aufgelistet sein. Es muss daher regelmäßig – z.B. bei einer Änderung Ihres Arbeitsablaufes oder bei gesetzlichen Änderungen – aktualisiert werden. Mit Aufbewahrung der Änderungshistorie können Sie zusätzlich nachweisen, dass Sie sich auch durch stete Aktualisierungen darum bemühen, die Zweckbindung einzuhalten.

Darüber hinaus müssen Sie die Rechenschaftspflicht (Art. 13/14 DS-GVO) beachten und die Betroffenen bei einer Änderung des Zwecks, zu dem Sie personenbezogene Daten verarbeiten, ggf. informieren.

Sie haben Fragen zur Definition von geeigneten Zwecken und der Zuordnung zu einer passenden einschlägigen Rechtsgrundlage? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne!

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern spiegelt nur unsere Erfahrungen als Datenschutzbeauftragte wieder.

Verfasser: Mareike Fischer, 19.11.2021

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