Microsoft Tenant

Worum geht es?

Microsoft 365 ist ein Cloud-Angebot von Microsoft Inc. In Verträgen oder in den Dokumentationen ist vielfach von „Tenant“ die Rede. Das wirft die Frage auf, was das eigentlich ist.

Übersetzt aus dem Englischen bedeutet Tenant „Mieter“. Grundsätzlich ist hierunter auch genau das zu verstehen. Zum besseren Verständnis betrachten wir den Begriff „Mieter“ im Kontext der Microsoft 365 Umgebung.

Es ist Sinn und Zweck eines Cloud-Systems, Rechenleistung unabhängig vom eigenen Nutzer zur Verfügung zu stellen. Als Mieter mieten Sie keinen einzelnen PC oder Server, sondern das Recht zur Nutzung der Microsoft 365 Rechenzentren. Die Daten, die Sie in Microsoft 365 speichern und verarbeiten, gehören dabei Ihnen. Microsoft muss daher diese Daten, auch wenn sie auf vielen Servern liegen, Ihnen als Mieter – also dem Tenant – zuordnen. So wird sichergestellt, dass ausschließlich Sie und von Ihnen berechtigte Personen als „Mieter“ Zugang dazu haben.
Im klassischen Sinne funktioniert das ähnlich wie die Mandantentrennung eines Systems. Mit Mandant ist jedoch meist eine konkrete juristische Person gemeint. Eine juristische Person kann hingegen auch mehrere Tenants haben (z.B. kann das bei einer sozialen Einrichtung mit mehreren Schulen ein Tenant pro Schule sein). Ebenso können auch mehrere juristische Personen (z.B. in einem Konzern) unter einem Tenant zusammengefasst werden.

Fazit: Ein Tenant ist eine logische Einheit, unter dem alle dazugehörigen Benutzer und Daten zusammengefasst und verwaltet werden.

Microsoft Tenant Darstellung

Ein Microsoft Blog vergleicht das sinnbildlich mit einem Mietshaus. Microsoft gehört das Mietshaus (Rechenzentrum) und stellt die Infrastruktur wie Wasser, Heizung (MS 365 Applikationen) bereit und kümmert sich darum (Wartung- und Support). Sie sind Mieter einer, oder vielleicht auch mehrerer, Mietwohnungen (Tenant). Alles was Sie in die Mietwohnungen hineinbringen, wie Möbel, Bücher, Nahrungsmittel (Daten) wird der Wohnung zugeordnet. Es ist dabei Ihre Entscheidung, was Sie in die Wohnung bringen und wem Sie einen Schlüssel zu der Wohnung geben (User).

Was hat Microsoft Tenant mit Datenschutz zu tun?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) richtet konkrete Anforderungen an den Verantwortlichen so wie an Auftragsverarbeiter. Insbesondere verlangt die DS-GVO, dass die Vertraulichkeit von Daten gewahrt bleibt und nur Berechtigte Zugriff haben. Ebenso müssen bei der Datenverarbeitung auch die Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Löschung etc. umgesetzt werden.

Unter der Betrachtung, dass ein Unternehmen mehrere Tenants haben kann oder mehrere Unternehmen einen Tenant, kann der Tenant nicht mit dem Verantwortlichen gleichgesetzt werden. Vielmehr sind die auf den Tenant zugriffsberechtigten Personen und Unternehmen zu betrachten. Besteht eine Multi-Tenant-Umgebung ist zudem zu beachten, dass Betroffenenanfragen nicht nur in einem Tenant, sondern ggf. über alle Tenants hinweg bearbeitet werden müssen. Je nach Verwendung des Tenant müssen Sie die Datenschutzprozesse sowie die Vertragsverhältnisse bewerten und regeln.

Sie benötigen Beratung zur datenschutzkonformen Einrichtung Ihres Microsoft Tenants? Sprechen Sie uns gerne an!

Hilfreiche Links:

Verfasser: Michael Konitzer, 09.04.2021

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