Regelung Internet- und E-Mail-Nutzung

Worum geht es?

Die Datenverarbeitungen, die bei der privaten Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz zwangsläufig anfallen, berühren gleich mehrere Gesetze. Betroffen sind unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz, das Telemediengesetz und das Telekommunikationsgesetz. Zudem gibt es noch Überschneidungen mit dem Arbeitsrecht und – wie fast immer, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind – der DS-GVO.

Ist keine weitere Regelung getroffen, dürfen Mitarbeiter betriebliche Internetzugänge und E-Mail-Accounts nur beruflich nutzen, weil sie dem Arbeitgeber gehören. Heimtückisch ist hierbei allerdings die sogenannte ‚betriebliche Übung‘. Weiß der Arbeitgeber, dass privat gesurft und gemailt wird und unternimmt er daraufhin über einen längeren Zeitraum nichts dagegen, kann die private Nutzung unter Umständen als erlaubt gelten.

Lösungsmöglichkeiten

Damit die private Internet- und E-Mail-Nutzung nicht egal, sondern legal erfolgt, sollte diese in Ihrem Unternehmen unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen und Ihrer betrieblichen Belange definiert sein:

  • Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses
  • Zeitlicher Umfang und Verhaltensregeln
  • Zugriffsmöglichkeiten des Arbeitgebers

Gestattet der Arbeitgeber die private Internet- und E-Mail-Nutzung, darf er grundsätzlich nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers auf das Postfach zugreifen. Dasselbe gilt für Protokolldaten zur Internetnutzung. Eine personenbezogene Auswertung von Protokolldaten darf nur bei konkretem Verdacht eines Verstoßes gegen die Vereinbarung erfolgen.

Wenn Sie als Arbeitgeber nicht wollen, dass Ihre Mitarbeiter privates und berufliches in Sachen Internet und E-Mail vermischen, lässt sich das grundsätzlich recht einfach regeln. Wichtig ist hauptsächlich die eindeutige Dokumentation. Zudem sollte absolut klar sein, dass eine private Nutzung nicht geduldet ist. Auch eine Mischregelung ist denkbar, z.B. dass die private E-Mail-Nutzung erlaubt, die Internetnutzung jedoch untersagt ist. Der Zugriff der Mitarbeiter auf das Internet darf dann auch stichprobenartig anhand von Protokolldaten überprüft werden.

Ihr Nutzen einer Regelung für die Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Ob Sie sich dafür entscheiden, die private Nutzung von Internet und E-Mail in Ihrem Unternehmen zu gestatten oder diese Ressourcen rein für betriebliche Zwecke zu nutzen, bleibt grundsätzlich Ihnen überlassen. Wir unterstützen Sie gerne bei der praktischen Umsetzung, z.B. in Form einer Betriebsvereinbarung und deren Implementierung. Mit unserer Mitwirkung stellen Sie sicher, dass Sie alle datenschutzrechtlichen Regelungen im Blick haben und zudem zielgerichtet die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt werden. Eben Datenschutz besser machen!

Hilfreiche Links:

Verfasser: Mareike Fischer, 26.10.2020

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