Datenschutzkonforme Videoüberwachung für Softwareunternehmen, soziale Einrichtungen und datenschutzaffine Organisationen
Sie planen als Softwareunternehmen, soziale Einrichtung oder datenschutzaffine Organisation eine Videoüberwachung DS-GVO konform einzuführen oder betreiben diese bereits? Höchste Zeit sich intensiv mit den umfangreichen datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beschäftigen! Damit Sie Ihre Videoüberwachung rechtmäßig betreiben können, müssen Sie Hürden überwinden und Stolpersteine aus dem Weg räumen. Dabei gilt es, rechtlich und technisch sorgfältig zu prüfen, wie Sie die gesetzlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erfüllen. Unsere erfahrenen Berater unterstützen Sie gerne, begleiten Sie bei der Umsetzung und helfen Ihnen auch dabei wie Sie Ihre Prüfungen dokumentieren, um Ihre Rechenschaftspflicht zu erfüllen.
Was fällt unter den Begriff der Videoüberwachung im Zusammenhang mit Datenschutz?
Als Videoüberwachung bezeichnet das BDSG, wenn eine Beobachtung öffentlich zugänglicher Räume mit optisch-elektronischen Einrichtungen erfolgt. Somit gilt ein Monitoring mit Live-Bild, jedoch ohne Aufzeichnung, Aufzeichnen von Videoaufnahmen oder Audiospuren und automatisierte Gesichtserkennung als Videoüberwachung. Eine Kameraattrappe hingegen, die keine optisch-elektronische Einrichtung ist, unterliegt nicht den gesetzlichen Bestimmungen des BDSG oder der DS-GVO. Dennoch verletzt der Betreiber ggf. allgemeine Persönlichkeitsrechte durch die Attrappe. Mehr zur Begrifflichkeit finden Sie in unserem Lexikonbeitrag zur Videoüberwachung, weitergehende Informationen zu Kameraattrappen finden Sie in unserem Blogbeitrag „Datenschutz bei Kameraattrappen – gibt es das?„.
Warum Ihre Organisation bei einer Videoüberwachung unbedingt den Datenschutz berücksichtigen sollte?
Die Gründe, warum Ihre Organisation eine Detailprüfung durchführen sollte, sind vielschichtig:
1. Überprüfen und dokumentieren sind gesetzlich vorgeschrieben
Verantwortliche sind gesetzlich verpflichtet, jederzeit nachweisen zu können, wie sie die Anforderungen der DS-GVO erfüllen. Artikel 5 Abs. 2 DS-GVO gibt vor, was bei einer Videoüberwachung zu überprüfen und zu dokumentieren ist.
2. Detailliert prüfen hilft festzustellen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist gemäß Artikel 35 DS-GVO für die Videoüberwachung durchzuführen, wenn sie voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Dies ist häufig bei einer systematischen und umfangreichen Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche der Fall. Beispiel: Dauerhafte Erfassung von Beschäftigten im Raucherbereich vor einem Gebäude. Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung berücksichtigen Sie zahlreiche Faktoren, was Ihnen hilft zu bewerten, ob Sie die angedachte Videoüberwachung überhaupt rechtmäßig durchführen können.
3. Bei unrechtmäßiger Videoüberwachung drohen hohe Bußgelder
Je nachdem wie Sie die Videoüberwachung betreiben (z.B. Kreis der betroffenen Personen, Ausmaß der Überwachung, Blickwinkel der Kameras, Speicherdauer, Zugriffsrechte auf die Aufzeichnungen sowie vorhandene/nicht vorhandene Datenschutzhinweise), kann diese unrechtmäßig und somit bußgeldbewährt sein.
4. Schutz vor Beschwerden bzw. vermeidbaren Anfragen von betroffenen Personen
Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass es mehr und mehr Personen gibt, die wissen, woran eine Organisation bei einer Videoüberwachung denken muss. Fehlen Datenschutzhinweise oder Piktogramme oder glauben diese zu erkennen, dass Ihre Videoüberwachung Flächen zu weiträumig erfasst, so dürfen Sie mit Beschwerden bei Ihnen, Beschwerden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde oder Betroffenenauskünften rechnen. Dies verursacht vermeidbaren Aufwand, daher empfehlen wir: Videoüberwachung sorgfältig prüfen, um späteren Ärger zu vermeiden.
Mit einer Videoüberwachung greifen Sie in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung ein. Befassen Sie sich daher rechtzeitig mit möglichen Auswirkungen, um Betroffenenrechte zu berücksichtigen und diese wertzuschätzen.
5. Freigabe durch den Betriebsrat / die Mitarbeitervertretung
Sofern es in Ihrer Organisation einen Betriebsrat oder eine Mitarbeitervertretung gibt, binden Sie diese ein! Das erhöht Ihre Chancen, dass Sie die Videoüberwachung zügig einführen können, wenn Sie rechtzeitig vor der Installation bereits ausführlich planen und dokumentieren, wie die Videoüberwachung datenschutzkonform ausgestaltet ist.
Was sind Ihre Vorteile, wenn Sie die Videoüberwachung auf Rechtmäßigkeit im Sinne des Datenschutzes von ENSECUR prüfen lassen?
- Transparenz herstellen – Sie erfahren, ob die geplante / vorhandene Videoüberwachung rechtskonform ist.
- Sicherheit gewinnen – Als Verantwortlicher stellen Sie sicher, dass Sie personenbezogene Daten ordnungsgemäß verarbeiten.
- Erfüllung der Rechenschaftspflicht – Sie können Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien nachweisen, dass die Überwachung nachvollziehbar und datenschutzkonform erfolgt.
- Unabhängige Perspektive von Branchenexperten – Sie profitieren von unseren vielschichtigen Erfahrungen in Ihrer Branche und unseren „best practice“ Lösungsansätzen.
- Vermeiden Sie Bußgelder und Kosten – Durch eine detaillierte Überprüfung und einer ggf. notwendigen Anpassung der Videoüberwachung vermeiden Sie unnötige Bußgelder. Wenn Sie dies bereits frühzeitig tun, so vermeiden Sie Zusatzkosten durch teure nachträgliche Anpassungen.
FAQ rund um das Thema Videoüberwachung & Datenschutz
Wann ist eine Videoüberwachung zulässig bzw. unter welchen Voraussetzungen darf diese erfolgen?
Eine Videoüberwachung ist in der Regel nur dann zulässig, wenn die Organisation zahlreiche Aspekte sorgfältig prüft. Es muss eine konkrete Gefährdungssituation vorliegen, bei der andere Maßnahmen mit geringeren Auswirkungen auf das allgemeine Persönlichkeitsrecht nicht zum Ziel führten. Der Zweck für die Videoüberwachung ist klar definiert und die Maßnahme ist erforderlich und geeignet, um diesen Zweck zu erreichen. In anderen Worten: Man hat sich sorgfältig überlegt, welche Bereiche man mit welchen Kameras überwacht, ob bzw. wie lange eine Aufzeichnung erfolgt, wer bei einem Vorfall auf diese zugreifen darf und dass diese so schnell als möglich gelöscht werden, wenn der angestrebte Zweck erreicht wurde. Außerdem ist über die Videoüberwachung transparent zu informieren.
Unzulässig ist im Umkehrschluss höchstwahrscheinlich jede Videoüberwachung, wenn Organisationen die genannten Voraussetzungen nicht geprüft haben. Insbesondere in Bereichen der privaten Lebensführung wie Pausenräumen oder in intimen Bereichen wie Sauna oder Umkleidekabinen ist in den meisten Fällen eine Videoüberwachung verboten.
Wer ist für eine Videoüberwachung zuständig?
In der Regel ist der Betreiber, also derjenige, der die Videoüberwachung betreibt, um damit bestimmte Zwecke zu erreichen, für die Videoüberwachung zuständig und somit verantwortlich. Er muss zahlreiche Anforderungen prüfen. Auch wenn ein Dienstleister die Videoüberwachung für den Betreiber installiert, so bleibt der Betreiber dennoch dafür verantwortlich, dass der Dienstleister sämtliche Datenschutzanforderungen berücksichtigt.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um die Videoüberwachung zu überprüfen?
Starten Sie rechtzeitig, d.h. bereits, wenn Sie darüber nachdenken, eine Videoüberwachung einzuführen. So berücksichtigen Sie von vorn herein wichtige datenschutzrechtliche Anforderungen, wodurch Sie kostspielige und aufwendige Korrekturen im Nachgang vermeiden können.
Worauf ist im Vorfeld einer Videoüberwachung zu achten?
Zunächst einmal müssen Sie definieren, welchen Zweck diese erfüllen soll. Sofern Sie diesen Zweck mit milderen Mitteln, d.h. anderen besser geeigneten Maßnahmen mit geringerer Eingriffstiefe in die Persönlichkeitsrechte erreichen, sollten Sie diese umsetzen. Häufig ist es z.B. deutlich günstiger einen Bewegungsmelder an einem Scheinwerfer zu installieren, als sämtliche Anforderungen für eine Videoüberwachung zu prüfen.
Was ist bei einer Videoüberwachung zu prüfen?
Wenn Sie Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig einbinden, dann unterstützt er Sie dabei mögliche Stolpersteine von vorne herein zu umgehen. Er sammelt dazu alle relevanten Rahmendaten: Zwecke, Anzahl der Kameras, Art der Kameras, Speicherdauer, Zugriffsmöglichkeiten und viele weitere Kriterien, um die Sicherheit der Verarbeitung bewerten zu können. Anschließend erfolgt eine Schwellenwert-Analyse. Damit ermittelt die Organisation wie risikoreich die Videoüberwachung ist und ob sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen muss.
Was sind häufige Fehler beim Einsatz einer Videoüberwachung?
Häufig erleben wir in der Beraterpraxis, dass Organisationen Videoüberwachungsanlagen einsetzen, obwohl diese mit anderen Maßnahmen den damit verfolgten Zweck besser und mit geringerem Eingriff in die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen erreichen. Prüfen Sie daher, ob es angemessenere mildere Alternativen gibt, mit denen Sie stattdessen den Zweck erreichen. Ihre Videoüberwachung muss zudem dafür geeignet sein, den vorab definierten Zweck zu erfüllen. Beispiel: Wenn Sie bezwecken, „unberechtigte Zutritte zum Firmengelände zu erkennen und nachzuvollziehen“, dann muss die Videoüberwachung dies auch ermöglichen. Das heißt, dass neben der Speicherung auch eine „Live-View“ notwendig ist. Ebenso ist eine vollständige Abdeckung des Firmengeländes notwendig. Andernfalls kann die Videoüberwachung den angestrebten Zweck von vorn herein nicht erfüllen. Aufsichtsbehörden hinterfragen in solchen Fällen, ob die Organisation den gewählte Zweck überhaupt verfolgt.
Was kostet es, eine Videoüberwachung auf Datenschutzanforderungen überprüfen zu lassen?
Die Kosten für eine Überprüfung hängen davon ab, was Sie vorhaben. Einfache Fälle wie der Einsatz von Attrappen sind nach kurzer Zeit geklärt, da es sich dabei wie oben genannt gar nicht um eine wirkliche Videoüberwachung handelt. In komplexen Fällen, wenn Sie z.B. eine zweistellige Anzahl an Videokameras unterschiedlichen Typs für unterschiedliche Zwecke einsetzen und eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, so kann der Beratungsbedarf bei mehreren Tagen liegen. Sprechen Sie uns an und wir klären mit Ihnen den Auftrag und ermitteln die voraussichtlichen Kosten!
Kontaktieren Sie das Team der ENSECUR um ein für Ihre Organisation zugeschnittenes Angebot für die Überprüfung Ihrer geplanten oder bestehenden Videoüberwachungsanlage zu erhalten.
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