Der Datenschutz ist inzwischen in vielen deutschen Unternehmen omnipräsent und dies nicht nur im Unternehmensalltag, sondern auch auf Firmenfeiern, Events und Jubiläen. Gerade beim Thema Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen gibt es datenschutzrechtlich einiges zu beachten. Grundsätzlich gilt, dass sich die Unternehmen auch im Rahmen von Firmenfeiern und Events an die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weitere Gesetze und Richtlinien halten müssen. Sie planen ein Firmenevent? Dann informieren Sie sich hier, wie Sie diese datenschutzkonform ausgestalten!
Rechtsgrundlagen für Foto- und Videoaufnahmen auf betrieblichen Veranstaltungen
Bei jeder Datenverarbeitung sind gewisse Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten einzuhalten, so auch bei Foto und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen. Zunächst stellt sich die Frage der Rechtmäßigkeit. Von den in Artikel 6 Abs. 1, lit. a-f) DS-GVO genannten Rechtsgrundlagen ziehen Sie folgende Möglichkeiten vorrangig in Betracht:
- Die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
- Die Einwilligung
Je nach geplantem Umfang der Foto- und Videoaufnahmen können diese Rechtsgrundlagen wechselweise und teilweise auch in Kombination herangezogen werden. Dies hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:
- der Kommunikation im Vorfeld der Veranstaltung,
- den transparent und verständlich ausgestalteten Datenschutzhinweisen,
- der Art der Aufnahmen (z.B. Aufnahmen einzelner Personen als Hauptmotiv oder Darstellung einer Szenerie mit Personen „als Beiwerk“),
- sowie der geplanten Verwendung der Aufnahmen ab.
Definition der Zwecke für Foto- und Videoaufnahmen auf betrieblichen Veranstaltungen
Zunächst muss die verantwortliche Stelle klären, was der Zweck der Foto- und Videoaufnahmen sein soll. Hier kommt regelmäßig die interne Verwendung der Aufnahmen z.B. für das Schaffen eines „Wir-Verständnisses“, sowie die Öffentlichkeitsdarstellung in Frage. Je nachdem welcher der genannten Zwecke angestrebt wird, muss auch die Rechtsgrundlage sorgsam ausgewählt werden. Sofern die Aufnahmen nur intern verwendet werden und die Besucher des Events im Vorfeld (Ankündigungen, sowie der Aushang von Datenschutzhinweisen) über den Umstand und der Verwendung von den Aufnahmen informiert werden, kann das Unternehmen die Verarbeitung auf Basis des berechtigten Interesses durchführen. Insbesondere dann, wenn auf etwaigen Fotos die dargestellten Personen nur als Beiwerk zu sehen sind. Anders verhält es sich bei frontalen Einzelaufnahmen. Eine Veröffentlichung der Aufnahmen ist ohne Einwilligung nicht rechtmäßig. Die Wahl der richtigen Rechtsgrundlage ist stets eine Einzelfallentscheidung, bei der wir Sie gern unterstützen.
Kommunikation & Datenschutzhinweise
Die richtige Kommunikation ist das „A und O“, so auch wenn Sie Foto- und Videoaufnahmen auf Events erstellen. Im Idealfall wird allen eingeladenen Personen im Rahmen von Datenschutzhinweisen im Vorfeld klar und deutlich mitgeteilt, dass während der Veranstaltung Aufnahmen erstellt werden und für welche Zwecke eben diese verarbeitet werden sollen. So ist es den Personen im Vorfeld möglich, sich dagegen zu entscheiden teilzunehmen oder sich auf dem Event entsprechend zu verhalten.
Informieren Sie Ihren Fotografen darüber, dass er auf keinen Fall Personen aufnimmt, die dies offenkundig (z.B. durch Wegdrehen oder Vorhalten einer Hand etc.) nicht wünschen. Wenn Personen für ein Foto „posieren“ können Sie von einer konkludenten Einwilligung ausgehen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wie Sie diese konkludente Einwilligung interpretieren. Die Einwilligung für die Aufnahme kann in einem solchen Fall zwar für das Erstellen der Aufnahme und die interne Verwendung (sofern in den Datenschutzhinweisen als Zweck formuliert) verstanden werden, nicht jedoch für eine Veröffentlichung. Hier ist eine separate und schriftliche Einwilligung einzuholen. Neben der Information im Vorfeld der Veranstaltung, müssen die Datenschutzhinweise für die Teilnehmer auch während des Events gut einsehbar aushängen. Folgende Informationen sollten diese umfassen:
- Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, sofern vorhanden
- Zwecke der Erstellung der Aufnahmen
- Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung (sofern die Verarbeitung ganz oder teilweise auf das berechtigte Interesse gestützt wird, sind auch eben diese Interessen auszuführen)
- Hinweise auf Widerspruchsmöglichkeiten bei Verarbeitungen, die auf das berechtigte Interesse abstellen
- Speicherdauer oder Kriterien für die Festlegung der Speicherung der Aufnahmen
- Empfänger der Aufnahmen
Sofern diese Informationen an gut einsehbaren Stellen aushängen, kann davon ausgegangen werden, dass die betroffenen Personen die Hinweise zur Kenntnis genommen haben und sich entsprechend verhalten, wenn sie damit nicht einverstanden sind.
Veröffentlichung von Aufnahmen ohne Einwilligung
Grundsätzlich ist bei der Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen ohne Einwilligung höchste Vorsicht geboten. In gewissen Situationen ist eine Verwendung jedoch möglich. Neben der DS-GVO und dem BDSG gibt es weitere Gesetze, wie in diesem Fall das „Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie“ (kurz KUG), welches den Rahmen für die Veröffentlichung ohne Einwilligung absteckt. Das KUG enthält in § 23 (1) Nr. 2 und 3 Ausnahmen: Die Veröffentlichung von Aufnahmen ist möglich, sofern die auf den Aufnahmen sichtbare Person nur „als Beiwerk“ auf der Aufnahme abgebildet ist. In diesem Fall dürfen einzelne Personen eben nicht das Hauptmotiv der Aufnahme sein und lediglich einen kleinen Anteil an der Aufnahme haben. Auch diese Einschätzung ist für jeden Einzelfall zu bewerten.
Foto und Videoaufnahmen auf privaten Feiern und Events im Freundeskreis
Eine Frage, die sich eventuell die eine oder andere Privatperson stellt: „Muss ich mich im privaten Umfeld ebenfalls an die hier genannten Einschränkungen halten?“ Die Antwort lautet „Nein“. Die DS-GVO regelt in Art.2 Abs. 2, lit. c), dass sich der Anwendungsbereich nicht auf persönliche oder familiäre Tätigkeiten erstreckt. Sie müssen also keine Datenschutzhinweisen oder schriftliche Einwilligungen auf Ihrer nächsten Party aushängen. 😉 Nichts desto trotz gehört es meiner Meinung nach zum guten Anstand vor etwaigen Veröffentlichungen im Internet (z.B. Facebook, YouTube etc.) die betroffene Person um Erlaubnis zu fragen.
Fazit zu Foto & Videoaufnahmen auf betrieblichen Veranstaltungen
Wenn Sie Foto- und Videoaufnahmen im betrieblichen Kontext erstellen, gibt es ein paar grundlegende Aspekte, die zwingend zu berücksichtigen sind. Pauschale Aussagen zur Legalität lassen sich in aller Regel nicht treffen. Bei der Beachtung der in diesem Beitrag genannten Aspekte kann jedoch das Risiko für eine unrechtmäßige Verwendung und nachgelagerte Probleme deutlich reduziert werden. Eine einzelfallbezogene Betrachtung ist in jedem Fall empfehlenswert.
Das Team der ENSECUR GmbH unterstützt Sie gerne bei sämtlichen Themen rund um das Datenschutzrecht. Kontaktieren Sie uns!
Verfasser: Steven Bösel, 20.05.2022
