Den Begriff des Datenschutzbeauftragten hat spätestens seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vermutlich jeder schon einmal gehört. Die meisten Organisationen haben seitdem auch einen Datenschutzbeauftragten benannt. Häufig gibt es in Unternehmen und sozialen Einrichtungen aber auch noch sogenannte Datenschutzkoordinatoren. Die Begrifflichkeiten werden dabei häufig miteinander verwechselt: Ist das dasselbe? Wo liegt der Unterschied? Benötige ich beides? Es ist an der Zeit, diese Fragen zu klären und zu beantworten wer welche Rollen und Funktionen im Datenschutzteam innehat.
Was ist die Rolle und die Funktion des Datenschutzbeauftragten?
Die Funktion und die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in der DS-GVO klar definiert. Der Datenschutzbeauftragte nimmt gemäß Art. 39 Abs. 1 DS-GVO primär eine Beratungs- und Überwachungsfunktion ein und arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen. Er zeichnet sich durch eine angemessene berufliche Qualifikation und Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis aus, welche er durch stetige Fortbildung aufrecht erhält und ausbaut. Dies befähigt den Datenschutzbeauftragten dazu, komplexe datenschutzrechtliche Fragestellungen bewerten und beantworten sowie schwierige Aufgaben erledigen zu können.
Was ist die Rolle und die Funktion des Datenschutzkoordinators?
Im Gegensatz zum Datenschutzbeauftragten, ist die Funktion des Datenschutzkoordinators nicht gesetzlich normiert, sodass dieser den Datenschutzbeauftragten konsequenterweise auch nicht ersetzen kann. Der Datenschutzkoordinator ist vielmehr der zuverlässige Partner des Datenschutzbeauftragten, der dem Datenschutzbeauftragten bei der Umsetzung der Pflichten aus der DS-GVO tatkräftig unter die Arme greift und die Implementierung und Umsetzung des Datenschutzmanagementsystems operativ unterstützt. Er kümmert sich in der Regel also insbesondere darum, die durch den Datenschutzbeauftragten identifizierten und zu treffenden Maßnahmen in der Organisation umzusetzen. Um die Aufgaben ausführen zu können, benötigt der Datenschutzkoordinator gute Grundkenntnisse zum Datenschutz. Er sollte dadurch fähig sein, datenschutzrechtliche Fragestellungen korrekt einzuordnen und einfachere und routinemäßig anfallende Aufgaben selbst ausführen zu können.
Zusammenarbeit von Datenschutzkoordinator und Datenschutzbeauftragten
Insbesondere, wenn eine Organisation einen externen Datenschutzbeauftragten benannt hat, nimmt der Datenschutzkoordinator eine sehr hilfreiche Rolle ein. Er ist die Schnittstelle zum externen Datenschutzbeauftragten, interner Ansprechpartner und die erste Anlaufstelle für Datenschutzfragen und koordiniert die Zusammenarbeit. Gerade in dieser Konstellation ist der Datenschutzkoordinator wichtig, um nötige Informationen zu beschaffen, Fragen für den regelmäßigen Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten zu sammeln oder zu treffende Maßnahmen anzustoßen und die Umsetzung nachzuverfolgen.
Wann muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden?
Wann ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, ist gesetzlich in der DS-GVO und im Bundesdatenschutzgesetz vorgeschrieben. Dies ist insbesondere schon dann der Fall, wenn eine Organisation 20 Personen beschäftigt, die personenbezogene Daten ständig automatisiert verarbeiten. Wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht auf die Organisation zutreffen, ist aber auch eine freiwillige Benennung jederzeit möglich.
Wann benötigt eine Organisation einen Datenschutzkoordinator?
Da es für den Datenschutzkoordinator keine gesetzlichen Regelungen gibt, gibt es auch keine Pflicht, Datenschutzkoordinatoren einzusetzen. Allerdings ist dies ab einer gewissen Größe sehr empfehlenswert. Denn je größer die Organisation ist, desto umfassender sind auch die Aufgaben, die sich aus dem Datenschutzrecht ergeben. Insbesondere seit Einführung der DS-GVO hat sich der Arbeitsaufwand massiv erhöht. Gemäß Art. 38 Abs. 2 DS-GVO muss eine Organisation den Datenschutzbeauftragten außerdem bei der Erfüllung seiner Aufgaben mit erforderlichen Ressourcen unterstützen. Das bedeutet also, wenn der Datenschutzbeauftragte aufgrund fehlender Ressourcen nicht in der Lage ist, alle Datenschutzaufgaben selbst zu bewältigen, benötigt er zwangsläufig weitere Unterstützung. Hieraus lässt sich eine indirekte Pflicht zum Einsatz von Datenschutzkoordinatoren durchaus ableiten.
Fazit: Datenschutzkoordinator und Datenschutzbeauftragter – ein starkes Team
Dass der Datenschutzbeauftragte elementar für die Datenschutzorganisation ist, versteht sich allein schon aus der gesetzlich vorgeschriebenen Funktion, von selbst. Aber auch der Datenschutzkoordinator nimmt eine wesentliche Rolle in der Umsetzung des Datenschutzmanagementsystems ein und ist damit essentieller Bestandteil einer funktionierenden Datenschutzorganisation. Insbesondere ab einer gewissen Größe sollte ein Datenschutzkoordinator oder ggf. sogar mehrere Datenschutzkoordinatoren den Datenschutzbeauftragten bei der Bewältigung der vielen Datenschutzaufgaben unterstützen. Zusammen bilden beide ein starkes Team, um Datenschutz in der Organisation umzusetzen.
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von Bastian Maute, 17.06.2022
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