Einrichtungsbezogene Impfpflicht – datenschutzkonform

ZU UNSERER Mustervorlage FÜR IHRE Impfpflicht-Dokumentation

Inhaltsübersicht
1. Für wen gilt die einrichtungsbezogene Impfpflicht?
2. Was müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorlegen bzw. was müssen die Einrichtungen kontrollieren?
3. Wie erfolgt die datenschutzkonforme Kontrolle der Nachweise?
4. Wer kontrolliert die Nachweise und was ist dabei zu beachten?
5. Wie erfolgt die datenschutzkonforme Dokumentation der einrichtungsbezogenen Impfpflicht?
6. Wie ist diese Dokumentation zu bewerten und sind diese Daten erforderlich?
7. Der Impfstatus läuft doch ab und ist doch nur noch 9 Monaten gültig?
8. Was ist bei genesenen Personen zu dokumentieren?
9. Wie sieht nun die datenminimierte Dokumentation der durchgeführten Kontrollen aus?
10. Wie lange ist die Dokumentation zu führen?
11. Fazit: Datenschutz behindert nicht die Umsetzung – er vereinfacht diese dramatisch!

Kaum ein Thema beschäftigt derzeit medizinische und pflegerische Einrichtungen mehr als die einrichtungsbezogene Impfpflicht. Diese verlangt, dass alle Personen, die in medizinischen und pflegerischen Einrichtungen arbeiten, bis zum 15. März 2022 einen Immunitätsnachweis (geimpft, genesen) vorlegen müssen. Sie sind verunsichert, was sie von den dort tätigen Personen prüfen und was sie zum Impfstatus in der Dokumentation als Arbeitgeber speichern dürfen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Zu Recht, denn es geht um hochsensible Gesundheitsdaten und damit um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Da Sie dieses dünne Band leichtfertig beschädigen können, sollten sie sorgfältig prüfen, wie sie den Spagat zwischen Impfpflicht und Datenschutz meistern. Um den Clou vorneweg zu nehmen: Datenschutz behindert nicht die Umsetzung – er vereinfacht diese dramatisch!

Für wen gilt die einrichtungsbezogene Impfpflicht?

Die einrichtungsbezogene Impfpflicht gilt u.a. für

medizinische Rehabilitationseinrichtungen,
voll- und teilstationäre Pflegeeinrichtungen,
Wohnformen der Eingliederungshilfe,
Werkstätten für behinderte Menschen oder betreute Wohngruppen mit behinderten Kindern und Jugendlichen,
ambulante Pflegedienste oder Beförderungsdienste, die z.B. Menschen zu den Werkstätten befördern,
familienentlastende Dienste in der Behindertenhilfe oder auch
ambulant betreute Wohngruppen

Sie betrifft nahezu alle Einrichtungen, die es mit den vulnerablen Gruppen zu tun haben und alle Personen, die dort arbeiten. Sie gilt auch für ehrenamtliche Kräfte oder Praktikantinnen und Praktikanten sowie externe Dienstleister, die regelmäßig für die Einrichtungen tätig sind.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im FAQ des Bundesgesundheitsministeriums zu 20a IfSG (zuletzt aktualisiert am 22.03.2022!)

Was müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorlegen bzw. was müssen die Einrichtungen kontrollieren?

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen einen gültigen Impf- oder Genesenennachweis vorlegen, welche ab dem 19.03.2022 den Vorgaben von § 22a IfSG entspricht (bis dahin regelte die COVID-19-Schutzmaßnahmen-Außnahmenverordnung gültige Nachweismöglichkeiten). Dies gilt sowohl für Personen, die bereits vor dem 15.03.2022 in einer Einrichtung beschäftigt waren, als auch für Personen, die erst nach dem 15.03.2022 zu arbeiten beginnen. Ausnahmen gibt es für Personen,

die sich aus medizinischen Gründen nicht impfen lassen können (diese müssen eine ärztliche Bescheinigung vorzeigen oder
für schwangere Frauen (diese müssen ein ärztliches Zeugnis vorzeigen, dass sie sich im ersten Schwangerschaftsdrittel befinden – gilt ab dem 22.03.2022

Was ändert sich ab dem 01. Oktober 2022?

Wichtige Änderung: Vom 15. Januar bis zum 30. September 2022 reichte eine zweifache Impfung mit den zugelassenen Impfstoffen aus, um über die Grundimmunität zu verfügen. Dem war eine umstrittene Gesetzesänderung vorhergegangen. Das Paul-Ehrlich-Institut konnte gemeinsam mit dem Robert-Koch-Institut den aktuell gültigen Impfstatus definieren und über die Webseite https://www.pei.de/impfstoffe/covid-19 kommunizieren – ohne Parlamentsvorbehalt und ohne Vorlaufzeit. Dies änderte der Gesetzgeber im Infektionsschutzgesetz ab dem 20. März 2022: Am 01.10.2022 verlieren Millionen Menschen den Status der Grundimmunität, da von nun an eine dritte Impfung mit einem der zugelassenen Impfstoffen erforderlich ist bzw. zwei Impfungen und eine Genesung, um als grundimmunisiert zu gelten. Zwischen der zweiten und dritten Impfung müssen mindestens 3 Monate vergangen sein. Ob die Impfstoffe, die man initial gegen frühe Covid-Varianten entwickelte, noch einen erhöhten Schutz gegen aktuelle bringen oder nicht, ist dabei jedoch irrelevant.

Zusätzlich zur dritten Impfung gelten auch Personen mit zweifacher Einzelimpfungen UND

– positivem Antikörpertest aus der Zeit bevor es Impfstoffe gab,

– PCR-Test oder anderer Nukleinsäurenachweis (positiv!) vor der Zweitimpfung,

– positivem PCR-Test (oder anderer Nukleinsäurenachweis) nach der Zweitimpfung, der älter als 28 Tage ist

als immunisiert. Weitere Informationen wie ein gesetzlicher Impfnachweis, Genesenennachweis oder ein gültiges ärztliches Zeugnis aussieht, enthält die Handreichung zum Gesetz zur Stärkung der Impfprävention gegen COVID-19 des Ministeriums für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg.

Wie erfolgt die datenschutzkonforme Kontrolle der Nachweise?

Wichtige Änderung zum 20.09.2022: Der Landtag Baden-Württemberg beschloss, dass eine erneute Kontrolle nicht für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gilt, die bereits vor dem 01. Oktober 2022 eingestellt wurden. Soziale Einrichtungen müssen jedoch neue Kollegen, die ab dem 01. Oktober ihre Tätigkeit aufnehmen, darauf kontrollieren, dass sie die Anforderungen erfüllen.

Viele der betroffenen Einrichtungen tendieren nun dazu, sehr sorgfältig zu kontrollieren. Bezüglich der Art und Weise, wie sie die Vorgaben kontrollieren, ist das absolut erforderlich. Sie müssen z.B. darauf achten, dass die vorgelegten Nachweise gültig sind. Das heißt,

dass die letzte Impfung mindestens 14 bzw. die Genesung 28 Tage zurückliegt (galt insbesondere für Personen, die zum 15.03.2022 noch nicht als immunisiert galten) oder
dass eine doppelte Impfung bzw. ab dem 01. Oktober 2022 eine dreifache Impfung vorliegt und mindestens drei Monate zwischen zweiter und dritter Impfung vergangen sind, oder
dass eine ärztliche Bescheinigung vorliegt, dass aus gesundheitlichen Gründen keine Impfung möglich ist, oder
dass dass eine ärztliche Bescheinigung vorliegt, die schwangeren Frauen bestätigt, dass sie sich im ersten Schwangerschaftsdrittel befinden – gilt ab dem 20.03.2022.

Am besten dokumentieren Sie den Prüfprozess so genau wie möglich. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass alle Personen, die die Nachweise prüfen, bis ins letzte Detail damit vertraut sind, was wie zu prüfen ist. Die prüfenden Personen müssen dafür sensibilisiert sein,

wie sensibel die Daten sind, die sie prüfen,
was sie einsehen müssen und
dass sie so sorgfältig wie möglich mit diesen Daten verfahren.

Selbstverständlich müssen die Einrichtungen die gesetzlich geregelten Daten von den Personen an das Gesundheitsamt melden, die am 16.03.2022 noch nicht über den erforderlichen Immunitätsnachweis verfügen. Welche das sind, dazu kommen wir weiter unten.

Wer kontrolliert die Nachweise und was ist dabei zu beachten?

Das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg empfiehlt in seiner o.g. Handreichung, dass Mitarbeitende des Personalbereichs besonders geeignet dafür sind. Direkte oder weitere Vorgesetzte seien keine ideale Besetzung für diese Aufgabe. Das dürfte Einrichtungen mit unterschiedlichen Häusern und Einrichtungen herausfordern, da die Personalbereiche häufig zentralisiert sind und somit häufig nur die jeweiligen Vorgesetzten vor Ort in den Häusern sind. Wenn andere Personen die Nachweise prüfen, dann ist sicherzustellen, dass diese auf den Umgang mit Gesundheitsdaten auf Vertraulichkeit verpflichtet sind. Außerdem müssen sie die Dokumentation separat und geschützt vor Zugriffen von anderen Personen verwahren.

Achtung: Bitte verzichten Sie darauf, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu aufzufordern, die Nachweise per E-Mail zu übermitteln. Die Übermittlung ist nicht ausreichend gesichert. Nur mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wäre es möglich, einen Nachweis elektronisch zu übermitteln.

Wie erfolgt die datenschutzkonforme Dokumentation der einrichtungsbezogenen Impfpflicht?

Achtung: Es drohen Datenschutzverstöße, wenn Einrichtungen Kopien von Nachweisen verlangen oder zu viele Daten ihrer Prüfungen dokumentieren!

1. Nachweise sind vorzulegen, dürfen jedoch nicht gespeichert werden.

Gemäß § 20a Abs. 2 Infektionsschutzgesetz (IfSG) „ist der Nachweis der Leitung der jeweiligen Einrichtung…vorzulegen.“

Vorzulegen heißt genau das – einen Nachweis vorlegen. Es heißt nicht, „kopieren“, „abspeichern“ oder „hinterlegen“. Die gesetzliche Regelung schreibt weder vor, Nachweise zu kopieren oder zu speichern, noch erlaubt sie es.

2. Wenn bis zum 15.03.2022 ein Nachweis nicht vorliegt, danach abgelaufen ist oder Zweifel zur Gültigkeit vorliegen, so sind die Daten der Person, nicht jedoch der Nachweis an das Gesundheitsamt zu übermitteln.

Wenn der Nachweis nicht bis zum 15. März 2022 vorgelegt wird oder wenn Zweifel an der Echtheit oder inhaltlicher Richtigkeit des vorgelegten Nachweises bestehen, hat die Leitung der jeweiligen Einrichtung unverzüglich das Gesundheitsamt, …darüber zu benachrichtigen und dem Gesundheitsamt personenbezogene Daten zu übermitteln.

Hier könnte man vermuten, dass die Einrichtung den Nachweis der Person, welcher ggf. ungültig oder zweifelhaft erscheint, an das Gesundheitsamt zu melden hat. Das ist jedoch gerade nicht der Fall! Nach § 2 Nr. 16 IfSG sind die hier relevanten personenbezogenen Daten:

Name und Vorname,
Geschlecht,
Geburtsdatum,
Anschrift der Hauptwohnung oder des gewöhnlichen Aufenthaltsortes und, falls abweichend, Anschrift des derzeitigen Aufenthaltsortes der betroffenen Person
Telefonnummer und E-Mail-Adresse, soweit vorliegend.

Das heißt, die Einrichtungen müssen lediglich die Kontakt- und Anschriftsdaten übermitteln, den Nachweis jedoch explizit nicht.

Das ist so auch sinnvoll, denn das Gesundheitsamt wendet sich direkt an die jeweilige Person und fordert sie innerhalb einer Frist auf, einen entsprechenden Impf- oder Genesenennachweis dem Gesundheitsamt vorzulegen. Falls die Person dem nicht nachkommt, kann das Gesundheitsamt der Person auch ein Betretungs- und Tätigkeitsverbot anordnen. Hat das Gesundheitsamt Zweifel daran, dass ein Nachweis echt oder inhaltlich richtig ist, so kann es eine ärztliche Untersuchung anordnen. All dies erfolgt jedoch wieder unmittelbar zwischen Gesundheitsamt und der jeweiligen Person. Die Einrichtung bleibt außen vor!

Wie übermittelt die Einrichtung die Daten an das Gesundheitsamt?

Seit dem 15.03.2022 stellt das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration Baden-Württemberg ein Portal bereit, über das die Einrichtungen die o.g. Daten übermitteln können. Auf einer eigenen Internetseite informiert das Ministerium über Hinweise und Zugang zum digitalen Meldeportal. Gemäß der Beschreibung des Portals ist eine verschlüsselte Übermittlung der Daten gemäß des Stands der Technik sichergestellt. Zusätzlich beantwortet ein FAQ zur einrichtungsbezogenen Impfpflicht und zum Meldeportal häufig gestellte Fragen. Einrichtungsseitig sollten nur die Personen, die ohnehin die Nachweise prüfen, auch die relevanten Datensätze übermitteln.

Wie kann die Einrichtung nachweisen, dass sie die Nachweise sorgfältig überprüft hat, wenn sie diese nicht kopiert?

Wie eben erwähnt verlangt das Gesetz nur, dass ein Nachweis vorzulegen ist. Details dazu was sie hierfür dokumentieren müssen, beinhaltet das IfSG nicht. Das erinnert an die Regelung zu 3G am Arbeitsplatz, also wie Arbeitgeber sicherstellen, dass sie nur Beschäftigten Zutritt zum Arbeitsplatz gewähren, die geimpft, getestet oder genesen sind. Bereits bei dieser Regelung waren die Vorgaben ähnlich schwammig.

Der LfDI Baden-Württemberg Stefan Brink wies in seiner Orientierungshilfe 3G-Nachweis im Beschäftigtenverhältnis S. 11 daraufhin, dass bei unspezifischen Vorgaben zur Dokumentation die allgemeinen Vorgaben der DS-GVO greifen. Konkret ist der Grundsatz der Erforderlichkeit zu berücksichtigen. Einrichtungen dürfen nur die Daten verarbeiten, die sie benötigen, um die gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

Der LfDI ist der Auffassung, dass es bei 3G am Arbeitsplatz ausreicht, „wenn Arbeitgeber nachprüfbare Prozesse in ihrem Unternehmen etabliert haben, in denen beschrieben wird, auf welche Weise täglich der 3G-Status der Beschäftigten geprüft wird.

Den Arbeitgeber trifft demnach gerade keine Pflicht, Nachweisdokumente zu speichern; dies ist damit datenschutzrechtlich unzulässig (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO). Das Anfertigen von Kopien, Scans oder ähnlichen Vervielfältigungen der Nachweisdokumente der Beschäftigten durch den Arbeitgeber ist rechtswidrig.

Da der Gesetzgeber die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation der einrichtungsbezogenen Impfpflicht genauso unspezifisch regelte, wie dies bei 3G am Arbeitsplatz der Fall ist, greift hier nach meinem Erachten die gleiche Argumentation.

3. Es kommt auf den nachprüfbaren Prozess in der Einrichtung an, mit dem sie verlässlich prüft, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Nachweise vorgelegt haben, es trifft sie jedoch keine Pflicht Nachweisdokumente zu speichern.

Wie sieht eine datenminimierte auf erforderliche Daten beschränkte Dokumentation der einrichtungsbezogenen Impfpflicht aus?

In den letzten Wochen stellten uns Leserinnen und Leser diverse Fragen zum Thema. Sie berichten davon, dass sie ihren Arbeitgebern die Namen der Impfstoffe mit denen sie getestet wurden, mitteilen müssen. Immer wieder begegneten uns Listen in unserer Beratung, in der das ebenfalls der Fall war. Etwas datenminimierter ist der Ansatz des Diakonischen Werk Württemberg. Dieses stellte eine Vorlage bereit, die evangelischen Einrichtungen helfen soll, die Nachweise zu dokumentieren. Diese Übersicht enthält die folgenden Felder:

Zur Person (Name, Vorname, Kostenstelle)
Zum Status (Vorgelegt (ja/nein), Vorgaben (ja/nein), Nachweis am)
Impfstatus (1. Impfung am; 2. Impfung am; 3. Impfung am; 4. Impfung; Impfstatus bis; Aktualisierung bis)
Genesenenstatus (Genesen seit; Genesenenstatus bis; Aktualisierung bis)
Ärztliches Zeugnis (Vorgelegt (ja))

Wie ist diese Dokumentation vom Impfstatus durch den Arbeitgeber zu bewerten und sind diese Daten erforderlich?

Die Daten zur Person und zum Status sind erforderlich. Die Einrichtung kann so nachvollziehbar darstellen, ob alle relevanten Personen einen Nachweis vorgelegt haben oder nicht (Dokumentation: Ja oder Nein). Zusätzlich dokumentiert sie, ob die Vorgaben an den Nachweis (z.B. offizieller Nachweis gemäß der gesetzlichen Vorgaben, zweifache Impfung erhalten) erfüllt sind (Dokumentation: Ja oder Nein) und dokumentiert, wann sie den Nachweis geprüft hat (Dokumentation: Datum).

Beim Impfstatus erschließt sich leider nicht, warum die gesamte Impfhistorie erforderlich sein soll. Stand heute sind für die zugelassenen Impfstoffe 3 Impfungen erforderlich, um die Grundimmunisierung zu erreichen:

Natürlich kann man argumentieren, dass der Gesetzgeber im Januar plötzlich die Anzahl der erforderlichen Impfungen von 1 auf 2 beim Johnson & Johnson Impfstoff erhöht hat.
Natürlich gibt es Diskussionen über Auffrischungsimpfungen.
Ja, ab dem 01. Oktober 2022 ist nun eine dritte Impfung erforderlich.
Auf Vorrat Daten zu speichern, weil sich möglicherweise wieder etwas ändern könnte, sieht das Datenschutzrecht allerdings nicht vor.

Wir empfehlen daher, sich einzig und allein an den heute geltenden gesetzlichen Regelungen zu orientieren. Somit dürfen Einrichtungen nur die erforderlichen Daten speichern. Wenn die internen Prüfvorgaben beinhalten, dass eine doppelte Impfung vorhanden ist und dass die letzte länger als 14 Tage zurück liegt, dann dokumentieren Sie das datenminimiert, in dem Sie das Feld „Vorgaben“ mit „Ja“ befüllen. Eine Speicherung der Impfhistorie ist somit nicht erforderlich.

Ja, aber…der Impfstatus läuft doch ab und ist nur noch 9 Monate gültig?

Ist das so? Ja und Nein. Bislang galt bis zum 30. September 2022 eine zweifache Impfung als vollständig. Im offiziellen FAQ zur COVID-19-Impfung des Bundesgesundheitsministeriums hieß es zur Gültigkeitsdauer von Impfnachweisen:

„Die nach zweimaligem und erst recht nach dreimaligem Impfen ausgestellten Impfnachweise und digitalen Impfzertifikate der EU…, sind im Hinblick auf die innerdeutsche Verwendung bisher unbefristet.“

Die EU-Verordnung 2021/2288 vom 21. Dezember ändert daran nur in einem Fall etwas: Zwar läuft ein digitales Impfzertifikat der EU nach der Grundimmunisierung (also nach der 2. Impfung) nach 270 Tagen (also 9 Monaten) ab, aber diese Dauer gilt nur für grenzüberschreitende Reisen.

Welche Auswirkung haben die Änderungen der Grundimmunität ab dem 01. Oktober 2022 für die Kontrollen der Einrichtungen?

Neu: Erst seit dem 20.03.22 beschloss der Gesetzgeber im überarbeiteten Infektionsschutzgesetz (also erst nach Inkrafttreten der einrichtungsbezogenen Impfpflicht zum 15.03.22!), dass es ab dem 01. Oktober 2022 ein Verfallsdatum der Grundimmunisierung durch eine doppelte Impfung gibt und nun eine dritte erforderlich ist!

Wenn jetzt eine dritte Impfung erforderlich ist, dann müssen wir ja alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu prüfen?!

Datenschützer ahnen schon, welche Vorwürfen ihnen entgegen schwappen, wenn deren betreuten Einrichtungen klar wird, dass sie datenminimiert die Immunisierungsnachweise nur geprüft haben, jedoch ohne Dokumentation der Anzahl der durchgeführten Impfungen. „Wir haben damals schon gesagt, dass wir die Anzahl der Impfungen und den Impfstoff dokumentieren müssen, aber der Datenschutz hat uns das verboten! Und nun müssen wir wieder von vorne anfangen!“

Stopp! Bevor Sie nun auf ihre Datenschutzbeauftragten losgehen, gehen Sie lieber auf Karl Lauterbach und Marco Buschmann los. Die Pflicht der Einrichtung mitzuteilen, wenn ein Nachweis der Grundimmunität ausläuft, liegt bei der Person, die nun nicht mehr als grundimmunisiert gilt, und nicht bei der Einrichtung! Sie finden die Regelung in § 20 Abs. 4 IfSG.

Daher sind wir auch weiterhin der Auffassung, dass es für den Zweck der einrichtungsbezogenen Impfpflicht auch weiterhin nicht erforderlich ist, zu dokumentieren,

bis wann der Impfstatus gültig ist oder
bis wann dieser aktualisiert ist oder
welcher Impfstoff verwendet wurde oder
die wievielte Impfung jemand hat.

Nach geltendem Recht sind diese zusätzliche Daten nicht erforderlich und Einrichtungen dürfen sie folglich auch nicht dokumentieren.

Lösungsvorschlag: Mitarbeiter Informieren, um neuen Immunitätsnachweis bitten, nach Stichtag melden

Sie sollten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig vor dem 01. Oktober darüber informieren, was sich beim Impfstatus ändert. So können diese reagieren und sich ggf. noch rechtzeitig ein drittes Mal impfen lassen oder einen weiteren Nachweis vorlegen, wenn sie dies möchten.
Außerdem sollten Sie darüber aufklären, dass sich die Personen, die ab dem 01.10.22 nicht mehr als grundimmunisiert gelten, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Gültigkeit des bisherigen Nachweises Ihnen gegenüber nachweisen müssen.
Sofern Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis Ende Oktober keinen Nachweis vorlegen konnten, so fordert das Infektionsschutzgesetz, diese Personen an die Gesundheitsämter zu melden. Damit ist die gesetzliche Pflicht für die Einrichtung erfüllt. Es ist die Aufgabe des Gesundheitsamts mit den Personen die jeweilige Situation zu beleuchten, nicht die der Einrichtung!

Wir wiesen bereits bei Erstveröffentlichung dieses Blogbeitrags daraufhin, dass unsere damalige Bewertung auf der damaligen rechtlichen Rechtslage beruhten. Diese kann sich auch zukünftig natürlich weiter verändern.

Was ist bei genesenen Personen zu dokumentieren?

Eine Person kann mit einem entsprechend gültigen Nachweis als genesene Person nachweisen, dass sie immunisiert ist. Damit sie als genesen gilt, muss der positive PCR-Test mindestens 28 Tage und höchstens 90 Tage zurückliegen. Was bedeutet das für die Dokumentation des Impfstatus durch den Arbeitgeber?

Sofern jemand weniger als 28 Tage genesen ist, erfüllt er die Vorgaben nicht. Daher ist es unnötig ein Datum „genesen seit“ zu erfassen. Stattdessen trägt man als Datum bei der nächsten Kontrolle ein, wann die 28 Tage um sind.
Sofern jemand länger als 28 Tage genesen ist, erfüllt er die Vorgabe. Da der Status jedoch nur 90 Tage gültig ist, ist eine Nachkontrolle erforderlich (sofern der Status vor dem 31.12.22 ausläuft). Dieses Datum erfassen Sie, jedoch ohne separates Feld „Genesenenstatus bis“ oder „Aktualisierung bis“.

Als dritte Möglichkeit kann der Mitarbeiter sich möglicherweise aus gesundheitlichen Gründen nicht impfen lassen und er weist dies mit einem ärztlichen Zeugnis nach. Neu: Schwangere Mitarbeiterinnen können viertens eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, dass sie sich im ersten Schwangerschaftsdrittel befinden. Sind die Nachweise von dritten uns viertens gültig, so dokumentiert man, „Ja“ bei „Vorgaben erfüllt“. Zweifeln Sie daran, ob das Zeugnis gültig ist, so dokumentieren Sie „Nein“ bei „Vorgaben erfüllt“ und halten ein Datum für die nächste Kontrolle fest. Anschließend ist die Meldung an das Gesundheitsamt mit den o.g. Kontakt- und Anschriftsdaten vorzunehmen, der Nachweis jedoch explizit nicht. Alles Weitere klärt das Gesundheitsamt direkt mit der jeweiligen Person.

Wie sieht nun die datenminimierte Dokumentation der durchgeführten Kontrollen aus?

Erstaunlicherweise reicht eine äußerst knappe und kompakte Dokumentation des Impfstatus durch Arbeitgeber aus, um die vielfältigen Fällen zu erfassen. Als Download können Sie ein Muster zur Dokumentation in Ihrer Einrichtung herunterladen. Darin sehen Sie, wie kompakt die Dokumentation ist. Sie benötigen nur noch folgende Informationen:

Zur Person (Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum zur eindeutigen Identifkation)
Zum Status (Vorgelegt (ja/nein), Vorgaben erfüllt (ja/nein), Nachweis am, Nachkontrolle nach 1 Monat

Download als PDF
Download als Excel-Datei (xlsx)

Mit diesen wenigen Feldern lassen sich sämtliche Fälle abdecken, die auftreten können. Egal ob der gültige Impfschutz vorliegt, erst eine Impfung oder ein gültiger Genesenenstatus. Egal ob der Genesenenstatus zukünftig ausläuft oder ob Sie ein ärztliches Zeugnis als gültig oder ungültig bewerten, all das lässt sich mit diesen wenigen Feldern abbilden. Beachten Sie die Kommentare in unserer Downloaddatei und Sie können nachvollziehen, wie die unterschiedlichen Fälle zu dokumentieren sind.

Am Donnerstag, den 03.02.2022 beantwortete das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration in Baden-Württemberg in einer Live-Informationsveranstaltung mit ca. 3000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern deren Fragen. Dabei lieferte es jedoch weder Hinweise zur datenschutzkonformen Dokumentation, noch beantworteten sie unsere im Vorfeld eingereichten Fragen dazu.

Dass die „Mühlen“ der Ministerien zuweilen „langsam mahlen“ zeigt sich auch im Hinweis auf die 4 Arbeitspakete, die das Ministerium schnürte. Als zweiten von vier Arbeitsschritten sollen demnach noch Handreichungen/Handlungsempfehlungen mit Musterformularen folgen. Wann genau ließen die Referenten offen („in den nächsten Wochen“) und deckt vermutlich leider auch nicht Ihren Wunsch/Bedarf einer vorausschauenden Personalplanung ab. Die versprochene Handreichung veröffentlichte das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration in Baden-Württemberg am 21.02.2022.

Wie lange ist die Dokumentation des Impfstatus bei der einrichtungsbezogenen Impfpflicht vom Arbeitgeber zu führen?

Bis zum 31.12.2022 gilt die einrichtungsbezogene Impfflicht. Sofern der Gesetzgeber diese nicht verlängert, ist die Dokumentation dann nicht mehr erforderlich und daher unverzüglich zu löschen. Sollte es in Einzelfällen zu Rechtsstreitigkeiten bezüglich der Nachweise kommen, so dürfen die Einrichtungen die relevanten Einträge so lange aufbewahren, bis die Verfahren abgeschlossen sind.

Fazit: Datenschutz behindert nicht die Umsetzung – er vereinfacht diese dramatisch!

Unglaublich aber wahr. Obwohl man Datenschutzbeauftragten immer wieder vorwirft, dass Datenschutz viele Dinge erschwert und kompliziert macht, zeigt die Dokumentation der einrichtungsbezogenen Impfpflicht genau das Gegenteil. In diesem Fall sollten Einrichtungen die erheblichen Vorteile des Datenschutz nutzen:

Sie reduzieren den Aufwand der Prüfungen bzw. der Dokumentation dramatisch.
Dadurch, dass Sie nur erforderliche Daten erheben, verhindern Sie, dass Sie Daten ohne Rechtsgrundlage erheben und vermeiden dadurch teure Datenschutzverstöße.
Sie behandeln ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei diesem schwierigen Thema auf Augenhöhe. Dadurch, dass sie darauf verzichten hochsensible Nachweise aller Art zu kopieren, speichern oder abzulegen, stärken sie das gegenseitige Vertrauen und vermeiden unnötige Diskussionen.

Sie sehen also, Datenschutz behindert nicht die Umsetzung – er vereinfacht diese dramatisch. Nutzen Sie die Chance! Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf.

P.S. Der DSG-EKD Beauftragte bestätigt am 10.02.2022 in seiner Stellungnahme zum 3G-Nachweis am Arbeitsplatz und zum einrichtungsbezogenen Immunitätsnachweis, dass Einrichtungen keine Kopien von Nachweisen machen dürfen und dass die Dokumentation auf das erforderliche zu beschränken ist. Genauso, wie wir das bereits 3 Tage vorher empfohlen haben!

P.P.S. Das Ministerium für Soziales, Gesundheit und Integration in Baden-Württemberg bestätigt am 21.02.2022 in seiner Handreichung dies nochmals. Einrichtungen dürfen Nachweise nicht kopieren und nur so wenig Daten wie möglich dokumentieren! Genauso, wie wir das bereits am 07.02.2022 empfohlen haben!

Verfasser: Julian Häcker, 07.02.2022, zuletzt aktualisiert am 20.09.2022

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