Entlastung der Datenschutzorganisation im Konzernverbund durch fachkundige unabhängige Experten
Die FREQUENTIS Comsoft GmbH ist ein mittelständisches IT-Unternehmen mit Sitz in Karlsruhe. Die FREQUENTIS Comsoft entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für die weltweiten Flugsicherungsbehörden. Für die Verbesserung und Weiterentwicklung der Flugsicherheit findet ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess der Softwareanwendungen statt. Die FREQUENTIS Comsoft unterstützt so Flugleitzentralen und Flughäfen in fast 90 Ländern der Welt. Seit 2016 ist das Unternehmen Teil der global agierenden FREQUENTIS Firmengruppe.
Ausgangslage und Lösungsweg
Die FREQUENTIS Comsoft beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren intensiv mit Datenschutz und nutzt hierbei sowohl fachkundige interne Personen, sowie externe Berater. Neben den rechtlichen Anforderungen, die im Bereich Datenschutz erfüllt werden müssen stehen insbesondere auch Datenverarbeitungen im Konzernverbund im Vordergrund. Durch die frühzeitige Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen war die FREQUENTIS Comsoft bereits zur Umstellung vom alten BDSG auf die DS-GVO gut vorbereitet. Seit Mitte 2020 ist die ENSECUR GmbH Datenschutzpartner der FREQUENTIS Comsoft und konnte in den folgenden Jahren das Datenschutzniveau weiter steigern.
Gemeinsame Aufgabenschwerpunkte waren:
- Einführung neuer HR-Anwendungen
- Datenschutzkonforme Einführung von Mitarbeiterbeurteilungen
- Unterstützungen bei Datenverarbeitungen im Konzernverbund
- Ausgestalten eines datenschutzkonformen Prozesses zur Sensibilisierung, Erkennung und fristgerechter Weiterleitung von meldepflichtigen Datenschutzverletzungen
- Ausgestalten eines datenschutzkonformen Prozesses zur Erkennung und Beantwortung von Betroffenenanfragen
- Erstellen von Richtlinien und Nutzungsvereinbarungen zum Thema privater E-Mail und Internetnutzung durch Mitarbeiter
- Weiterentwicklung von Modulen zur Schulung im Datenschutz
- Unterstützung bei der fortlaufenden Aktualisierung der Datenschutzhinweise für alle Betroffenengruppen
- Umsetzen eines datenschutzkonformen Prozesses zur Durchführung von 3G-Zugangskontrollen
- Tiefergehende Überprüfung der bereits etablierten Prozesse und Vorgehensweisen in Form eines Datenschutzaudits
Kundennutzen und Ergebnis
- Entlastung der bereits bestehenden, internen Datenschutzorganisation durch externe Ressourcen
- Kurzfristige Unterstützung und pragmatische Lösungsansätze
- Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung der datenschutzrelevanten Prozesse, Richtlinien und Anweisungen
- Bestätigung der Vorgehensweise durch unabhängige Experten
„Mit der ENSECUR GmbH haben wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, auf den wir uns in Sachen Datenschutz zu 100% verlassen können. Wir schätzen vor allem den unkomplizierten und reibungslosen Austausch sowie die stets lösungsorientierte Beratung.“
Christian Vellmer, Quality Manager und Datenschutzkoordinator