Mitarbeiterdaten im Internet: Was dürfen Arbeitgeber?

Das Internet ist aus dem menschlichen Alltag kaum mehr wegzudenken. Daher verwundert es nicht, dass die meisten Unternehmen ihre Internetpräsenz nutzen, um sich vorteilhaft zu präsentieren. So stellen sie sich transparent dar und veröffentlichen auf ihrer Webseite Informationen über ihre Mitarbeiter. Häufig sind dies z.B. Kontaktdaten, Fotos und Funktionen innerhalb des Unternehmens. Da es sich bei diesen Daten um personenbezogene Daten des Mitarbeiters handelt, ist auch der Datenschutz zu beachten. Doch welche Daten darf der Arbeitgeber eigenständig veröffentlichen und bei welchen Daten ist dies nur mit Zustimmung der Mitarbeiter möglich? In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet durch den Arbeitgeber zu beachten ist.

Was sind die Rechtsgrundlagen für die Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Internet durch Arbeitgeber?

Wenn Unternehmen personenbezogenen Daten veröffentlichen, dann ist dies eine Datenverarbeitung, und es stellt sich die Frage nach der Rechtsgrundlage. Nach Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist für den Umgang mit Beschäftigtendaten nationales Recht anzuwenden, was im Falle von Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ist. Innerhalb des BDSG ist § 26 die wesentliche Rechtsnorm für den Beschäftigtendatenschutz. So ist es zulässig Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses zu verarbeiten, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Wenn Unternehmen Mitarbeiterdaten auf ihrer Webseite veröffentlichen wollen, so fällt dies unter Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Doch wann sind welche Daten unter welchen Voraussetzungen für die Durchführung erforderlich? Und falls die nicht erforderlich sein sollten, wie kann ein Arbeitgeber sie dennoch veröffentlichen?

Veröffentlichung von Kontaktdaten und Funktionen eines Mitarbeiters

Für die Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses ist die Veröffentlichung von Kontaktdaten dann erforderlich, wenn der Mitarbeiter nach außen in Erscheinung tritt wie z. B. im Außendienst oder wenn er Kunden betreut. Auch bei Führungskräften kann der Arbeitgeber es mit § 26 Abs. 1 BDSG begründen, wenn er ihre Kontaktdaten veröffentlicht.

Dabei müssen Arbeitgeber jedoch den Datenschutzgrundsatz der Datensparsamkeit berücksichtigen, d. h. sie sind auf das erforderliche Minimum zu reduzieren. Dies ist z.B. für Name, Vornamen, dienstliche E-Mail-Adresse, dienstliche Telefon- und Faxnummer, Tätigkeitsbereich und möglicherweise auch die fachlichen Qualifikationen des Mitarbeiters der Fall. Informationen, welche darüber hinaus nicht erforderlich sind, um mit dem Mitarbeiter in Kontakt treten zu können, dürfen sie nur mit einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG veröffentlichen.

Sollte ein Unternehmen auch die Daten der übrigen Mitarbeiter veröffentlichen wollen, so ist dies nur möglich, wenn die Mitarbeiter darin einwilligen.

Veröffentlichung von Fotos von Mitarbeitern

Da Fotos sich besonders gut eignen, um eine Person zu identifizieren, sind diese besonders geschützt. Um ein Foto des Mitarbeiters auf der Homepage veröffentlichen zu können, benötigt der Arbeitgeber die Einwilligung des Mitarbeiters. Dasselbe gilt für Gruppenbilder von bspw. Firmenfesten und für Videoaufzeichnungen des Mitarbeiters. Die Einwilligung unterliegt strengen Vorgaben, welche alle erfüllt sein müssen, damit sie eine rechtliche Wirkung erhält. Diese Vorgaben ergeben sich aus Art. 7 DS- GVO und § 26 Abs. 2 BDSG und Sie erfahren mehr dazu, wenn Sie sich unseren Lexikonbeitrag zur Einwilligung durchlesen. Besonders hervorzuheben ist, dass sie im Beschäftigungsverhältnis nach § 26 Abs. 2 BDSG schriftlich oder elektronisch einzuholen ist.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses, was geschieht mit den Daten?

Nach der DS-GVO unterliegt die Speicherung der Daten der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung und Datenminimierung. Somit müssen Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle personenbezogenen Daten des Mitarbeiters löschen, sobald sie für den ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind. Konkret: Sie müssen die veröffentlichten personenbezogenen Mitarbeiterdaten unverzüglich von der Webseite entfernen.

Es müssen allerdings nicht alle Mitarbeiterdaten direkt nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht werden. Für einige Daten bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, welche der Arbeitgeber einzuhalten hat, wie z. B. für steuerrechtlich relevante Daten. Erst wenn diese abgelaufen sind, darf der Arbeitgeber die Daten löschen. Um bei den verschiedenen Löschfristen den Überblick zu behalten, lohnt es sich ein Löschkonzept zu erstellen. Dieses regelt, wann welche Daten zu löschen sind.

Fazit

Arbeitgeber müssen bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten sorgfältig vorgehen. So ist darauf zu achten, welche Funktion diese innerhalb des Unternehmens innehaben. Haben Mitarbeiter eine Außenwirkung für das Unternehmen, dann darf der Arbeitgeber auch ohne Einwilligung des Mitarbeiters bestimmte Daten veröffentlichen. Ziehen Sie hierfür Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu! Im Zweifelsfall ist eine Einwilligung vom Mitarbeiter einzuholen. Diese ist zudem zwingend erforderlich, wenn Arbeitgeber Fotos des Mitarbeiters veröffentlichen wollen.

Sie haben Fragen dazu, mit welcher Rechtsgrundlage Sie Mitarbeiterdaten veröffentlichen dürfen oder wie Sie eine Einwilligung gestalten? Gerne unterstützen wir Sie dabei und übernehmen auch gerne die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten für Sie. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!

von Marc Menz, 05.05.2022

Bildquelle: Bild von Tumisu auf pixabay

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